Pozostałe Artykuły
Dokumenty do windykacji polubownej
Na samym początku warto wskazać, że ilość i rodzaj dokumentów niezbędnych do windykacji zależy od przyjętego trybu. W przypadku windykacji polubownej, która nie uwzględnia skierowania sprawy do sądu czy innego zewnętrznego organu, wymagane jest znacznie mniej dokumentów.
W tym trybie tak naprawdę większe znaczenie mają informacje, aniżeli same dokumenty. Nawet w przypadku wezwań do zapłaty czy prób windykacji za pomocą listów, nie ma obowiązku przesyłania dłużnikowi żadnych kopii dokumentów. Ważne jest jedynie wskazanie podstawy faktycznej oraz prawnej dochodzonej należności. Oczywistym jest, że jeżeli wierzyciel przedłoży kopię np. faktur, szanse na skuteczne odzyskanie należności są większe.
Dobrze, jeżeli windykacja polubowna podparta jest dokumentami źródłowymi, np. fakturą czy umową. Pomocniczo można również wskazać korespondencję między stronami, aczkolwiek z perspektywy osoby prowadzącej windykację najistotniejsze jest wyjaśnienie podstaw sporu i wszystkich okoliczności.
Dokumenty do windykacji sądowej
Odmiennie jest w przypadku windykacji sądowej. Windykacja sądowa zakłada zainicjowanie sprawy sądowej poprzez złożenie pozwu. W tym przypadku już na początku sporu konieczne jest przedłożenie wszystkich dokumentów i innych wniosków dowodowych uprawdopodobniających racje wierzyciela.
Najczęściej do pozwu przedkładane będą następujące dokumenty:
-
umowa
-
faktura
-
porozumienia o płatności
-
dowody częściowej wpłaty
-
korespondencja między stronami
-
kopia wezwania do zapłaty z potwierdzeniem nadania
Ponadto, w niektórych branżach konieczne może być przedłożenie dodatkowych dokumentów, takich jak protokół odbioru (w przypadku robót budowlanych) czy komplet dokumentów przewozowych (w przypadku branży TSL). Wiele zależy od specyfiki branży i warto to przeanalizować indywidualnie w każdym przypadku.
Co, jeżeli wierzyciel nie posiada kompletu dokumentów?
Podstawowe pytanie, które zadaje sobie wielu wierzycieli brzmi: czy brak kompletu dokumentów uniemożliwia windykację? Często bowiem zdarza się, że z różnych względów wierzyciel nie jest w stanie zdobyć wszystkich dokumentów.
W przypadku windykacji polubownej brak kompletu dokumentów nie uniemożliwia wierzycielowi prowadzenia działań telefonicznych, mailowych czy listowych. Zdecydowanie w wielu przypadkach będą one mniej skuteczne, zwłaszcza jeżeli dłużnik kwestionuje zasadność roszczenia. Niemniej jednak, wierzyciel nie musi przedstawiać dłużnikowi żadnych dokumentów na etapie polubownym.
Na etapie sądowym wiele zależy od tego, jakich dokumentów brakuje wierzycielowi. W części spraw może to być tylko nieistotny brak formalny utrudniający wykazanie zasadności roszczenia. W skrajnych przypadkach natomiast (np. brak umowy, faktury czy jakiejkolwiek korespondencji z dłużnikiem), może to prowadzić do oddalenia pozwu jako oczywiście bezzasadnego.
Jak uzyskać dokumenty niezbędne do windykacji?
Zwłaszcza w przypadku spraw sądowych prowadzonych w trybie gospodarczym wierzyciel jest związany tzw. prekluzją dowodową. W praktyce oznacza to, że większość dokumentów oraz dowodów musi być przedłożona wraz z pierwszym pismem procesowym. Z tego względu dobrze skompletować jest je jeszcze przed skierowaniem sprawy do sądu.
Część dokumentów można pobrać z rejestrów czy innych publicznie dostępnych danych (np. odpis dłużnika z rejestru PESEL, odpis KRS czy wypis z CEIDG). Niemniej jednak, w kontekście najważniejszych dokumentów wiele zależy od wierzyciela. Z technicznej strony to on powinien mieć umowę, korespondencję z dłużnikiem, faktury czy inne dokumenty tego typu.
Jeżeli wierzyciel nie ma kompletu dokumentacji do skierowania sprawy do sądu, konieczne może okazać się zastąpienie brakujących dokumentów innymi dowodami- np. zeznaniami świadków czy zeznaniami stron. Wtedy sytuacja procesowa wierzyciela może się znacznie pogorszyć. W takim procesie warto zadbać o profesjonalnego pełnomocnika (radcę prawnego czy adwokata).
Zaufali nam
