Jaką umowę powinno zawrzeć wydawnictwo z autorem książki?

Na wstępie warto wskazać, że umowawydawniczazawieranamiędzyautoremawydawnictwemtorodzajkontraktunienazwanego, a zatem takiego, względem którego ustawodawca nie zawarł z przepisach prawa wszystkich elementów przedmiotowo istotnych (tzw. essentialia negotii). Skutkiem tego jest brak uniwersalnego i jednocześnie wyczerpującego wzorca, który mógłby stanowić dla stron umowy punkt odniesienia.

Uznanie umowy wydawniczej za umowę nienazwaną niesie ze sobą istotne skutki:

• strony mogą kształtować swoje prawa i obowiązki w granicach zasady swobody umów stosownie do art. 3531 k.c.;
• do sformułowania zapisów umowy wydawniczej można wykorzystać konstrukcje stosowane przy innych umowach nazwanych, np. umowa o dzieło lub zlecenie.

Obecnie strony nie muszą odwoływać się już do wzorcowej umowy wydawniczej, która obowiązywała do 1990 roku na mocy rozporządzenia Rady Ministrów lub zarządzeniach Ministra Kultury i Sztuki.

Przedmiotem umowy wydawniczej jest przeniesienie przez autora praw majątkowych do stworzonego utworu lub udzielenie do niego licencji w celu wydania go przez wydawcę. Zamiarem stron jest działanie w celu osiągnięcia zysku. Kluczowe dla ważności całej umowy wydawniczej jest stworzenie przez autora utworu w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

W rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy utworem jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze ustalony w jakiejkolwiek postaci niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia. Aby książka (jej manuskrypt lub wersja cyfrowa) stała się utworem, musi:

• być stworzona przez człowieka (utworem nie będzie np. tekst wygenerowany przez komputerowy algorytm);
• mieć indywidualny charakter, który odróżnia go od innych podobnych dzieł;
• być możliwa do ustalenia (uzewnętrznienia w jakiejkolwiek postaci, niekoniecznie ukończonej; dlatego utworem będzie także fragment manuskryptu).

Z uwagi na fakt, że zdecydowana większość umów wydawniczych będzie dotyczyła właśnie utworów, ustawę o prawie autorskim należy uznać za lex specialis względem ogólnych regulacji zobowiązań z kodeksu cywilnego.

Od tego, w jaki sposób zostaną unormowane prawa i obowiązki stron umowy, zależy, czy ich interesy będą należycie chronione. Jest to szczególnie istotne w przypadku początkujących twórców, którzy – nierzadko za cenę utraty części zysku – godzą się na współpracę z wydawnictwem pomimo niekorzystnych warunków.

Oznaczenie przedmiotu umowy

Wprowadzenie do umowy zapisu, który sugeruje jedynie, że przedmiotem umowy jest książka, nie wystarczy. Strony powinny ustalić, czy oprócz tekstu w utworze znajdą się zdjęcia, ilustracje, mapy oraz uzgodnić, kto odpowiada za ich przygotowanie i w jakim czasie.

Jeżeli utwór dopiero powstaje, warto oznaczyć również stronę, która jest odpowiedzialna za poprawki korektorskie i graficzne tekstu, jego sformatowanie oraz dodanie tabel, przypisów lub bibliografii.

Specyfikacja utworu obejmuje również jego tytuł. Może się zdarzyć, że wydawca zaoponuje przeciwko wizji twórcy i będzie oczekiwał przyznania mu prawa do nadania tytułu dzieła. Taka praktyka stosowana jest przede wszystkim w wydawnictwach, które utrzymują jednolitą szatę graficzną wymuszającą np. stosowanie określonej czcionki lub narzucającej maksymalną liczbę znaków. Tytuł jest ma również wydźwięk marketingowy – to po nim potencjalni nabywcy będą w pierwszej kolejności oceniali utwór.

Obowiązki stron

Do obowiązków autora należy przede wszystkim dostarczenie utworu w terminie, a także naniesienie w jego treści ewentualnych poprawek. Umowa powinna określać format przekazanych danych (najczęściej będzie to plik cyfrowy, a nie papierowy dokument), a także sposób przyjęcia utworu przez wydawnictwo, np. poprzez wysłanie autorowi potwierdzenia otrzymania danych. Oznaczenie terminu przekazania i przyjęcia utworu jest punktem wyjścia dla egzekwowania dalszych obowiązków i wykonywania praw wynikających z umowy.

Wyznaczenie terminu na dostarczenie utworu to także zabezpieczenie dla wydawnictwa, które na podstawie art. 54 ustawy o prawie autorskim może odstąpić do umowy (po wcześniejszym wyznaczeniu kolejnego terminu) jeżeli autor nie dostarczył dzieła.

Z kolei obowiązkiem wydawcy będzie opublikowanie utworu, a także:

• zwielokrotnienie go w formie drukowanej;
• rozpowszechnienie w postaci cyfrowej (umowa może precyzować również format pliku, a nawet platformy, za pośrednictwem których dojdzie do rozpowszechnienia);
• ewentualny dodruk książki.

Należy jednak pamiętać, że otrzymując od autora utwór, wydawnictwo ma możliwość:

• przyjęcia utworu bez zastrzeżeń – w takiej sytuacji wygasa prawo do żądania naniesienia poprawek;
• nieprzyjęcia utworu – taka możliwość powstaje, kiedy twórca nie naniesie poprawek w umownym terminie albo utwór ma wady prawne (wtedy dodatkowo pojawia się możliwość żądania naprawienia poniesionej szkody);
• przyjęcia utworu po naniesieniu poprawek w określonym terminie przez twórcę – ważne jest, aby umowa maksymalnie precyzowała wymagania wydawcy wobec utworu. Tylko wtedy możliwe jest ustalenie jasnych kryteriów zastrzeżeń lub odmowy przyjęcia utworu.

Jeżeli umowa nie określa terminu, w jakim autor ma dostarczyć utwór, wydawca ma 6 miesięcy na zawiadomienie go o przyjęciu dzieła lub zgłoszeniu zastrzeżeń. Po tym czasie uznaje się, że zostało ono przyjęte w dostarczonej formie. Umowa może przewidywać w tym zakresie dłuższy lub krótszy termin.

Warto zatem pamiętać, że wydawca nigdy nie może odmówić przyjęcia utworu bez odwołania się do konkretnych wad dzieła i ich nieusunięcia przez autora. Autorowi przysługuje jednak prawo do odstąpienia od umowy lub jej wypowiedzenia ze względu na swoje interesy twórcze stosownie do art. 56 ust. 1 ustawy o prawie autorskim.

Ustalenie praw i obowiązków stron może być przedmiotem sporów, dlatego warto skorzystać z pomocy kancelarii z wieloletnim doświadczeniem w procesie przygotowywania umów. Prawnicy mogą zarówno ułożyć umowę od nowa, jak i zaopiniować kontrakt już stworzony przez strony.

Jak wyliczyć wynagrodzenie autora

Wynagrodzenie najczęściej pozostaje w relacji z formą rozporządzenia prawami autorskimi. Jeżeli strony ustaliły, że dojdzie do przeniesienia autorskich praw majątkowych na wydawnictwo, zwykle pieniądze są wypłacane autorowi jednorazowo. Będzie to jednak większa kwota niż w przypadku licencji z uwagi na definitywne pozbycie się możliwości zarządzania utworem.

Z kolei w przypadku licencji honorarium może być wypłacone:

• jednorazowo;
• okresowo przez czas trwania umowy.

W drugim przypadku całościowe wynagrodzenie zostanie podzielone na kolejne transze, które sumarycznie mogą stanowić niższą kwotę niż w przypadku przeniesienia praw.

Popularnym modelem jest też wynagrodzenie prowizyjne, czyli wypłacane od każdego sprzedanego przez wydawnictwo egzemplarza. W takiej sytuacji strony powinny ustalić:

• wysokość jednostkowej prowizji oraz ustalenie jej wartości netto i brutto;
• okresy rozliczeniowe (np. miesięczne lub kwartalne tak, aby nie dokonywać za każdym razem przelewu pojedynczej kwoty);
• sposób dokumentowania wolumenu sprzedaży (np. raporty i zestawienia z działu zajmującego się obsługą zamówień).

Wysokość jednostkowej prowizji musi być powiązana z określonym wskaźnikiem ekonomicznym. Inaczej nie będzie możliwe wyliczenie wysokości wynagrodzenia autora. Takim wskaźnikiem może być np. cena detaliczna lub hurtowa utworu albo dochód lub przychód wydawnictwa. W zależności od podstawy wyliczenia prowizji inne dokumenty będą przydatne do jej kalkulacji, np. raporty z księgowości, dane z działu zamówień. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby prowizję ustalić w sposób progowy i zmieniać jej wysokość w zależności od ilości sprzedanych egzemplarzy.

Ustalenie wynagrodzenia lub sposobu jego wyliczenia w sposób precyzyjny pozwoli na uniknięcie sporu co do honorarium w przyszłości.