Współpraca z firmą z Wielkiej Brytanii może otworzyć dostęp do atrakcyjnego rynku, ale sama obecność kontrahenta w Companies House (brytyjski odpowiednik KRS) nie przesądza jeszcze o jego wiarygodności. Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić nie tylko dane rejestrowe, lecz także osoby kontrolujące spółkę, jej sytuację finansową, historię płatniczą, ewentualne postępowania niewypłacalnościowe oraz ryzyka sankcyjne. Dobrze przeprowadzone due diligence, czyli analiza wiarygodności kontrahenta, pozwala ustalić, czy kontrakt rzeczywiście jest bezpieczny i jakie zabezpieczenia należy wprowadzić do umowy.
W tym artykule przeczytasz o:
- na czym polega weryfikacja brytyjskiego kontrahenta;
- jakie informacje można znaleźć w Companies House;
- jak sprawdzić właścicieli, dyrektorów i sytuację finansową spółki;
- gdzie szukać informacji o niewypłacalności, sankcjach i sporach;
- jakie sygnały powinny wzbudzić podejrzenia;
jak zabezpieczyć się przed ryzykiem w umowie.
Na czym polega weryfikacja kontrahenta z Wielkiej Brytanii?
Celem takiej analizy jest ustalenie, czy firma rzeczywiście istnieje, prowadzi deklarowaną działalność i może prawidłowo wykonać planowaną umowę. W relacjach B2B proces ten określa się często jako KYB (Know Your Business) lub customer due diligence. Nie chodzi więc wyłącznie o potwierdzenie nazwy i numeru rejestrowego spółki, ale o szerszą ocenę jej wiarygodności oraz ryzyk związanych ze współpracą.
Zakres kontroli powinien zależeć przede wszystkim od wartości kontraktu, długości współpracy, sposobu płatności i branży kontrahenta. Podstawowa analiza obejmuje dane rejestrowe, status spółki, osoby uprawnione do reprezentacji oraz dostępne informacje o jej sytuacji finansowej. Przy większych, długoterminowych lub nietypowych transakcjach warto dodatkowo zbadać właścicieli, powiązania kapitałowe, wymagane licencje, historię sporów, postępowania niewypłacalnościowe i ryzyka sankcyjne.
Prawidłowo przeprowadzona weryfikacja pozwala nie tylko zdecydować, czy rozpocząć współpracę, ale także ustalić, jakie zabezpieczenia należy wprowadzić do umowy.
Companies House. Co można sprawdzić w brytyjskim rejestrze spółek?
Podstawowym źródłem informacji o brytyjskiej spółce jest Companies House. W rejestrze można sprawdzić między innymi:
- status i datę utworzenia spółki;
- numer rejestrowy i adres siedziby;
- dyrektorów oraz osoby sprawujące istotną kontrolę;
- kody prowadzonej działalności;
- złożone sprawozdania i confirmation statements (coroczne
- potwierdzenia aktualności danych spółki);
- opóźnienia w wykonywaniu obowiązków rejestrowych;
- ustanowione zabezpieczenia i historię zmian.
Dane te pozwalają potwierdzić podstawowe informacje przekazane przez kontrahenta i wychwycić pierwsze sygnały ostrzegawcze, takie jak częste zmiany dyrektorów, zaległości w składaniu dokumentów lub niezgodność adresów.
Trzeba jednak pamiętać, że Companies House co do zasady nie weryfikuje prawdziwości większości składanych danych – opiera się na oświadczeniach samej spółki. Nawet obowiązkowa od 18 listopada 2025 r. weryfikacja tożsamości zwiększa pewność co do tego, kto stoi za spółką, ale nie gwarantuje, że jej dane finansowe czy biznesowe są aktualne i zgodne z rzeczywistością. Dlatego samo odczytanie rejestru to dopiero początek – trafna ocena, co poszczególne informacje oznaczają dla bezpieczeństwa konkretnej transakcji, wymaga doświadczenia i zwykle wsparcia prawnika.
Pamiętaj!
Sam wpis do Companies House nie potwierdza wypłacalności ani rzetelności firmy. Rejestr jest punktem wyjścia do dalszej weryfikacji, a nie gwarancją bezpiecznej współpracy.
Kto stoi za spółką? Dyrektorzy, PSC i umocowanie do podpisania umowy
Kolejnym etapem powinno być ustalenie, kto zarządza spółką i kto faktycznie sprawuje nad nią kontrolę. W Companies House można sprawdzić aktualnych i byłych dyrektorów oraz osoby oznaczone jako PSC, czyli People with Significant Control. Zasadniczo są to osoby posiadające ponad 25% udziałów lub praw głosu, uprawnione do powoływania większości dyrektorów albo wywierające istotny wpływ na działalność spółki.
Warto zwrócić uwagę na częste zmiany dyrektorów, niejasną strukturę właścicielską i powiązania tych samych osób z wieloma rozwiązanymi lub niewypłacalnymi spółkami. Przed podpisaniem umowy należy również potwierdzić, czy osoba prowadząca negocjacje jest uprawniona do działania w imieniu kontrahenta. Sam firmowy adres e-mail lub zajmowane stanowisko nie zawsze wystarczą do potwierdzenia umocowania.
Masz pytania dotyczące tego zagadnienia? Skontaktuj się z nami: kancelaria@rpms.pl
Jak ocenić sytuację finansową i wypłacalność firmy z UK?
Podstawowym źródłem informacji finansowych są sprawozdania składane w Companies House. W zależności od wielkości spółki mogą one jednak zawierać ograniczony zakres danych, dlatego nie zawsze pozwalają na pełną ocenę jej kondycji.
W szczególności warto zwrócić uwagę na:
- opóźnienia w składaniu sprawozdań i innych dokumentów;
- powtarzające się straty lub ujemne kapitały własne;
- wysoki poziom zadłużenia;
- status spółki nieaktywnej;
- ustanowione zabezpieczenia na jej majątku;
- informacje o postępowaniach niewypłacalnościowych;
- niezapłacone orzeczenia sądowe lub negatywną historię płatniczą.
Przy kontraktach o większej wartości warto dodatkowo sięgnąć po raport kredytowy, referencje handlowe oraz sprawdzić, czy rachunek wskazany do płatności rzeczywiście należy do kontrahenta. Pojedynczy niekorzystny sygnał nie musi jeszcze oznaczać niewypłacalności, ale kilka takich okoliczności powinno skłonić do zastosowania dodatkowych zabezpieczeń w umowie.
Sankcje, licencje i pozostałe źródła weryfikacji
Companies House nie zawiera wszystkich informacji istotnych dla oceny kontrahenta. W zależności od jego branży i rodzaju planowanej współpracy warto dodatkowo sprawdzić m.in. brytyjską listę sankcyjną, rejestr VAT, Financial Services Register, rejestry branżowe i zawodowe, czy też HMRC Supervised Business Register.
Warto podkreślić, że rzetelna weryfikacja kontrahenta to nie jednorazowe zajrzenie do kilku rejestrów. Przykładowo sankcjami może być objęty nie tylko sam kontrahent, ale też podmiot będący własnością lub pozostający pod kontrolą osoby z listy (co do zasady powyżej 50% udziałów lub kontroli, również pośrednio, przez łańcuch spółek) – dlatego konieczne bywa prześwietlenie rzeczywistych właścicieli. Naruszenie brytyjskich sankcji finansowych jest poważnym naruszeniem prawa. Największą wartością nie jest samo zebranie danych, lecz ich prawidłowa interpretacja i przełożenie na odpowiednie zabezpieczenia w umowie.
Jak możemy pomóc?
Nasza Kancelaria wspiera przedsiębiorców w bezpiecznym podejmowaniu współpracy z kontrahentami z Wielkiej Brytanii. Weryfikujemy nie tylko dane ujawnione w Companies House, lecz także strukturę właścicielską, sposób reprezentacji, sytuację finansową, powiązania, postępowania niewypłacalnościowe, sankcje oraz wymagane licencje.
W ramach obsługi możemy:
- przeprowadzić podstawowe lub pogłębione due diligence kontrahenta;
- zweryfikować dyrektorów, PSC i umocowanie do podpisania umowy;
- ocenić dokumenty finansowe i ryzyko niewypłacalności;
- sprawdzić rejestry sankcyjne, branżowe i regulacyjne;
- przygotować raport z rekomendacjami;
- zaproponować odpowiednie zabezpieczenia umowne;
- przygotować lub zweryfikować umowę z firmą z UK.
Dzięki doświadczeniu w obsłudze spraw związanych z rynkiem brytyjskim potrafimy ocenić nie tylko, czy występują nieprawidłowości, ale także jakie mają znaczenie dla konkretnej transakcji.
Sprawdź kompetencje naszego zespołu https://rpms.pl/zespol
FAQ
Czy wpis w Companies House wystarczy do potwierdzenia wiarygodności firmy?
Nie. Wpis potwierdza przede wszystkim formalne istnienie spółki i pozwala sprawdzić jej podstawowe dane. Nie stanowi jednak gwarancji wypłacalności, rzetelności ani prawidłowego wykonania umowy.
Jak sprawdzić, czy osoba podpisująca umowę może reprezentować spółkę?
Należy zweryfikować jej funkcję, dane ujawnione w Companies House oraz zakres udzielonego umocowania. W razie wątpliwości warto zażądać dodatkowego pełnomocnictwa, uchwały lub innego dokumentu potwierdzającego prawo do działania w imieniu spółki.
Kiedy warto przeprowadzić pogłębione due diligence kontrahenta?
Przede wszystkim przy umowach o dużej wartości, długoterminowej współpracy, płatnościach z góry, niejasnej strukturze właścicielskiej albo występowaniu sygnałów ostrzegawczych dotyczących sytuacji finansowej, reprezentacji lub powiązań kontrahenta.