Pozostałe Artykuły
Przechowywanie dokumentacji księgowej
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych został wprowadzony do celów bilansowych (przedstawienia sytuacji finansowej przedsiębiorcy, zagwarantowania pewności obrotu gospodarczego), a nie do celów podatkowych, tj. ujawnienia lub ustalenia zobowiązania podatkowego.
Jak wynika z art. 86 §1 Ordynacji podatkowej1, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.
Należy w związku z tym mieć na uwadze to, że księgami podatkowymi są księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia do celów podatkowych są obowiązani podatnicy, płatnicy lub inkasenci. Jednakże podstawowymi dokumentami związanymi z obowiązkami prowadzenia i przechowywania ksiąg są faktury i rachunki.
Dokumentami związanymi z prowadzeniem ksiąg podatkowych są niewątpliwie także te, które tylko częściowo ujawniają zdarzenia skutkujące powstaniem obowiązku zapłaty podatku np. ewidencja przebiegu pojazdu, ewidencja sprzedaży, a zatem i te podatnik będzie musiał przechowywać.
Okres przechowywania dokumentacji księgowej
Obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej kończy się wraz z przedawnieniem danego zobowiązania podatkowego.
Zobowiązanie podatkowe, zgodnie z art. 70 par. 1 ordynacji podatkowej przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dzięki ujednoliceniu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych przechowywanie dokumentów nie jest zależne m. in. od poszczególnych dat wystawienia, ale łączy się je w poszczególne lata podatkowe.
Dłuższy okres w trybie procedur szczególnych
Istnieją jednak wydłużone okresy przechowywania ewidencji dla celów rozliczania podatku od towarów i usług oraz wszelkich dokumentów, w szczególności faktur, związanych z rozliczaniem podatku. Dokumenty te i ewidencje związane są z podatnikami rozliczającymi się w trybie procedur szczególnych dotyczących usług telekomunikacyjnych, usług nadawczych lub usług elektronicznych świadczonych przez podmioty mające siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej, ale nieposiadających takiej siedziby w państwie członkowskim konsumpcji na rzecz osób niebędących podatnikami. Okres przechowywania tych ewidencji wynosi 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia usług telekomunikacyjnych, usług nadawczych lub elektronicznych.
Dłuższy okres w przypadku straty
Osiągnięcie straty wprowadza pewne komplikacje w zakresie ustalania terminów: strata osiągnięta w jednym roku podatkowym może mieć wpływ na wysokość podatku w kolejnych latach. Strata nie jest odwrotnością zobowiązania podatkowego, ani jej ujemnym zobowiązaniem podatkowym. Do straty nie mają więc zastosowanie przepisy o przedawnieniu, bowiem zgodnie z wolą ustawodawcy jedynie zobowiązanie podatkowe się przedawnia. Utrwalony jest pogląd, zgodnie z którym decyzja określająca stratę może zostać wydana tak długo, jako możliwa jest weryfikacja deklaracji za rok podatkowy, w którym strata ta została odliczona.
Jeżeli podatnik osiągnął stratę, a księgi oraz dokumenty zostaną zniszczone nim upłynie termin przedawnienia zobowiązań w latach, w których strata była odliczana, to nie będzie mógł udowodnić prawidłowości wysokości wykazanej w poprzednich latach straty. Organ podatkowy może więc zakwestionować wysokość zadeklarowanego podatku i wydać decyzję określającą wysokość zobowiązania podatkowego nie uwzględniając poniesionych wcześniej strat. Warto także pamiętać, że nie przechowywanie ksiąg podatkowych przez okres wymagany przez przepisy Ordynacji podatkowej jest wykroczeniem skarbowym, za które grozi kara grzywny.
W związku z tym – dokumenty dotyczące lat podatkowych, w których wykazano stratę warto przechowywać dłużej. Dłużej tj. tak długo, aż nie przedawnią się zobowiązania podatkowe za lata, w których rozliczana była strata (czyli maksymalnie 11 od końca roku, w którym wystąpiła strata).
Art. 86 § 2 zapewnia dostęp organów podatkowych do ksiąg podatkowych oraz innych dokumentów związanych z ich prowadzeniem w przypadku likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Nakłada on na podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania obowiązek pisemnego zawiadomienia właściwego organu podatkowego, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby lub jednostki, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów.
Co w przypadku likwidacji/ rozwiązania osoby prawnej?
Organy podatkowe mają dostęp do ksiąg podatkowych oraz innych dokumentów związanych z ich prowadzeniem w przypadku likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osoby prawnej. Podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania ma obowiązek pisemnego zawiadomienia właściwego organu podatkowego, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby lub jednostki, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów.
Wyznaczenie przechowawcy dokumentów a likwidacja podmiotu wpisanego do KRS
Niezależnie od uprawnień organów podatkowych należy wskazać na obowiązki podmiotu gospodarczego wpisanego do KRS związane z prawidłowym przechowywaniem dokumentacji. Stosownie do brzmienia art. 288 §3 k.s.h. 2 księgi i dokumenty rozwiązanej spółki powinny być oddane na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub umowie wspólników. Jeżeli przechowawca nie zostanie wyznaczony, dokonuje tego sąd rejestrowy. Do tak archiwizowanych ksiąg i dokumentów dostęp mają zarówno wspólnicy, jak i osoby mające w tym interes prawny.
Powołana podstawa prawna dotyczy spółki z o.o., ale analogiczne rozwiązania zastosowano również w stosunku do innych form organizacyjnoprawnych — np. art. 84§3 k.s.h. dla spółki jawnej, partnerskiej i komandytowej, a także art. 476 §3 k.s.h. dla spółki akcyjnej, prostej spółki akcyjnej oraz spółki komandytowo-akcyjnej.
Obowiązujące przepisy kodeksu spółek handlowych są liberalne w zakresie tego, kto może być przechowawcą. Zwykle będzie to jeden ze wspólników, ale może nim być także były członek zarządu, likwidator lub inna osoba, lub organizacja wskazana umową spółki, lub uchwałą. Nie ma konieczności, aby przechowawca był podmiotem profesjonalnie zajmującym się archiwizacją, choć skorzystanie z usług takiej firmy z pewnością minimalizuje ryzyko związane z błędami w tym zakresie (np. niedochowanie należytej staranności przy archiwizacji).
Ważne jest, aby dokumentację likwidowanej spółki przechowywać zgodnie z zasadami RODO, a więc zapewnić należytą ochronę danych osobowych. Na przechowawcy ciąży również obowiązek udostępnienia dokumentacji na żądanie organu podatkowego.
W doktrynie nie ma zgodności co do tego, czy oddanie dokumentów na przechowanie musi być odpłatne. Można więc wskazać, że w sytuacji, kiedy przechowawcą będzie osoba działająca “wewnątrz” spółki, działanie może być bezpłatne, ale już w razie korzystania z usług podmiotu wyspecjalizowanego w świadczeniu usług archiwizacji trzeba będzie zawrzeć umowę o odpłatne przechowanie.
Co zrobić, gdy księgowość nie zwraca dokumentów?
W przypadku, gdy księgowość nie zwraca dokumentów, mogą pojawić się poważne konsekwencje dla przedsiębiorstwa – zarówno pod względem prawnym jak i operacyjnym. Brak dostępu do dokumentacji księgowej może utrudnić prowadzenie bieżącej działalności, wykonanie obowiązków podatkowych, czy utylizację dokumentów.
Pierwszym krokiem w takim przypadku jest kontakt z osobą odpowiedzialną za prowadzenie księgowości w przedsiębiorstwie. Podczas rozmowy należy ustalić powód opóźnienia/ braku zwrotu dokumentów oraz ustalić plan działania w celu ich odzyskania. Jeśli kontakt bezpośredni nie przynosi rezultatów – można wysłać pisemne wezwanie do osoby odpowiedzialnej za księgowość, w którym wskazuje się na konieczność niezwłocznego zwrotu dokumentów. Wezwanie powinno zawierać termin oraz konsekwencje prawne w przypadku braku odpowiedzi.
W przypadku braku odpowiedzi na wezwanie lub utrzymującego się opóźnienia w zwrocie dokumentów, można zgłosić sytuację do odpowiednich organów nadzoru, takich jak Krajowa Izba Biegłych Rewidentów lub Izba Doradców Podatkowych. Te instytucje bowiem mają prawo do interweniowania w przypadku naruszeń.
Czy biuro rachunkowe może zatrzymać dokumentację księgową klienta w razie nieopłacenia faktury za usługi?
Należy podkreślić, że biuro rachunkowe nie ma podstaw do zatrzymania dokumentacji księgowej swojego klienta niezależnie od tego, czy opłacił on fakturę za świadczenie usług księgowych. Może jedynie wstrzymać świadczenie usług księgowych lub rozwiązać umowę o obsługę księgową, odwołując się do brzmienia art. 490 k.c3.
Brak ważnej umowy o świadczenie usług księgowych obliguje biuro księgowe do niezwłocznego zwrotu dokumentacji. Zaniedbanie tego obowiązku upoważnia usługobiorcę do zgłoszenia zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa z art. 276 k.k.4 Zgodnie z tym przepisem niszczenie, uszkadzanie, czynienie bezużytecznym, ukrywanie lub usuwanie dokumentu, do którego sprawca nie ma wyłącznego tytułu własności wiąże się z ryzykiem grzywny, kary ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Żądanie okazania dokumentów przez urząd skarbowy a zewnętrzna księgowość
Łatwo wyobrazić sobie sytuację, w której klient opóźnia się wobec biura księgowego z opłaceniem faktury, wobec czego kontrahent odmawia wydania dokumentacji, a jednocześnie urząd skarbowy żąda wglądu w księgi. Czy w takiej sytuacji klient może zwolnić się spod odpowiedzialności za brak możliwości wydania ksiąg?
Orzecznictwo sądów administracyjnych jest w tym przypadku jednoznaczne. Judykatura stoi na stanowisku, że relacje cywilnoprawne istniejące między przedsiębiorcami nie mogą modyfikować obowiązków wynikających z prawa podatkowego. Jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach wyrokiem z dnia 30 maja 2017 roku, sygn. I SA/Gl 1577/16, w sytuacji, kiedy biuro rachunkowe nie stosuje się do wezwania organu podatkowego, organ ten jest uprawniony do podjęcia dopuszczalnych prawem kroków zmierzających do wykonania ciążących na nim obowiązków poprzez nałożenie na podmiot kary porządkowej.
Kara porządkowa, o której mowa w orzeczeniu została przewidziana w art. 262 §3 pkt 3 ordynacji podatkowej. Zgodnie z tym przepisem sankcję stosuje się również do osób, którym podatnik zlecił prowadzenie lub przechowanie ksiąg podatkowych lub dokumentów będących podstawą zapisu w tych księgach, jeżeli osoby te bezzasadnie odmówią okazania lub nie przedstawią w wyznaczonym terminie stosownej dokumentacji.
Wysokość kary porządkowej nie może przekroczyć kwoty 2800 zł.
W jakiej formie biuro rachunkowe powinno przekazać dokumentację po zakończeniu współpracy?
Przepisy nie precyzują, w jakiej formie biuro rachunkowe ma obowiązek przekazać bazy danych z programów księgowych, dlatego warto zastrzec w umowie o świadczenie usług księgowych, aby nastąpiło to w postaci łatwej do odczytania, np. formularzy .XLS, baz danych Access czy chociażby plików .PDF. Jaką treść może mieć przykładowe postanowienie umowne w tym zakresie?
“Zleceniobiorca prowadzi ewidencję księgową zleceniodawcy wyłącznie w formie elektronicznej. Po zakończeniu współpracy zleceniobiorca przekazuje zleceniodawcy w terminie 3 dni kompletną dokumentację wyeksportowaną z programu księgowego na zewnętrznym nośniku, za pomocą usługi chmurowej uzgodnionej przez strony lub na podany przez usługodawcę adres e-mail. Niezależnie od formy przekazania, dane księgowe powinny zostać zabezpieczone algorytmem szyfrującym spełniającym standard AES 256-bitów, do którego hasło zostanie przesłane zleceniodawcy odrębną wiadomości e-mail.”
Warto pamiętać, aby w treści umowy o świadczenie usług księgowych wskazać również, kto ponosi koszty związane ze zwrotem dokumentów, jeżeli one powstaną.
Błędy biura rachunkowego
Odpowiedzialność biura rachunkowego za błędy wynika z odpowiedzialności kontraktowej uregulowanej w art. 471 Kodeksu cywilnego – tj. dłużnik jest obowiązany do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. O zasadach prowadzenia biura rachunkowego pisaliśmy w artykule Działalność biur rachunkowych w świetle prawa.
Jednak odpowiedzialność biura nie jest automatyczna. Klient musi wykazać związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków przez biuro rachunkowe a powstałą szkodą. Pomimo błędu biura to przedsiębiorca, czyli podatnik ponosi odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej odpowiada za nie całym swoim majątkiem.
Przedsiębiorcy powierzający prowadzenie ksiąg rachunkowych zewnętrznemu podmiotowi niekiedy obawiają się o możliwość wyegzekwowania odszkodowania w razie popełnienia błędu przez usługodawcę. W jaki sposób tę kwestię regulują przepisy prawa?
Należy pamiętać, że podmioty świadczące obsługę ksiąg rachunkowych mają obowiązek zawarcia umowy OC z ubezpieczycielem na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.5
Aktualnie minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki są objęte umową ubezpieczenia OC, wynosi równowartość w złotych kwoty 10 tysięcy euro. Oznacza to, że do podanej kwoty roszczenie zostanie zrealizowane przez zakład ubezpieczeniowy ochraniający biuro rachunkowe.
Decydując się na współpracę z zewnętrzną księgowością warto wybierać te podmioty, których zakres kwotowy wykupionego OC odpowiada sumom operacji realizowanych na rzecz usługobiorcy. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi obawiać się, że brakującej sumy będzie musiał dochodzić od spółki świadczącej usługi księgowe lub egzekwować jej z prywatnych majątków członków zarządu (ewentualnie wspólników lub jednoosobowego przedsiębiorcy)
Przechowywanie dokumentów kadrowych
Obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej wynika z art. 94 pkt 9a kodeksu pracy6. Jak wynika z jego treści – obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie:
a. dokumentów związanych ze stosunkiem pracy:
· Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy tj. ewidencja czasu pracy, wnioski pracownika dotyczące zwolnienia z pracy w celu załatwienia spraw osobistych oraz stosowania indywidualnych rozwiązań dotyczących organizacji czasu pracy;
· Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
· Kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
· Kartę ewidencji przydziału odzieży, obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej oraz dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia, oraz ich pranie i konserwację
oraz
b. akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem
Akta osobowe pracownika składają się z pięciu części:
Część A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
Część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia;
Część C – oświadczenia lub dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Chodzi tu w szczególności o oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu stosunku pracy, kopię świadectwa pracy oraz umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy;
Część D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub innej odpowiedzialności, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;
Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków odurzających.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
Dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Jak długo przechowywać dokumenty ZUS?
Jak wynika z art. 215a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach Funduszu ubezpieczeń społecznych7 płatnik składek jest obowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.
O okresie przechowywania akt osobowych mówi art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach8. Zgodnie z jego treścią okres ten wynosi 50 lat tak jak w przypadku pozostałych dokumentów pracowniczych.
Skrócenie okresu przechowywania
Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 roku ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego z art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z 50 lat do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.
Wspomniany raport jest przekazywanym do ZUS-u zestawieniem informacji dotyczących ubezpieczonego, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Obejmuje dane niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za okresu – od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2008 roku albo od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku.
Co istotne – w odniesieniu do stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 roku prezentowany jest pogląd ze stanowiska Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, iż dokumenty o których nie wspomina się w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej (np. harmonogramy czasu pracy) nie muszą być przechowywane przez okres 10 lat, lecz jedynie przez 3 lata, gdyż po tym czasie tracą swoje znaczenie prawne. Są jednak zwolennicy przechowywania wszelkich dokumentów związanych ze stosunkiem pracy przez 10 lat. Jeśli więc są ku temu możliwości – dla bezpieczeństwa należy wybrać tę opcję.
Obowiązki wobec pracownika
Dokumenty składane przez pracownika pracodawca przechowuje w odpisach lub kopiach lub w odwzorowanych cyfrowych. Do ich sporządzenia może żądać przedłożenia oryginałów. Jeżeli pracodawca bezprawnie nie wydaje pracownikowi oryginału złożonego dokumentu, a pracownik poniesie z tego tytułu szkodę, może żądać jej naprawienia na zasadach prawa cywilnego, jednakże odszkodowanie nie powinno przekraczać wynagrodzenia za okres 6 tygodni.
Pracodawca prowadzi także dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych oraz wypadków przy pracy.
Praktyczne aspekty dotyczące utylizacji dokumentacji
Dokumenty, których już nie dotyczy obowiązek przechowywania mogą stanowić zagrożenie dla prywatności i bezpieczeństwa danych. Coraz więcej przedsiębiorstw zwraca uwagę na konieczność odpowiedniego i bezpiecznego niszczenia dokumentów.
Wyrzucenie dokumentów?
Przedsiębiorcy, którzy decydują się na utylizację powinni pamiętać, że dokumenty powinny być zniszczone w sposób bezpieczny. Oznacza to, że nie można ich zwyczajnie wyrzucić do kosza na śmieci, gdyż zawierają poufne informacje, takie jak dane personalne pracowników, informacje o transakcjach finansowych oraz tajemnice handlowe. W przypadku wycieku takich informacji można spotkać się z poważnymi konsekwencjami, takimi jak kary finansowe, utrata zaufania klientów oraz utrata reputacji przedsiębiorstwa.
Utylizacja dokumentów
Po upływie okresu przechowywania dokumentów przedsiębiorcy muszą podjąć decyzję o ich utylizacji. W przypadku dokumentów księgowych utylizacja jest szczególnie ważna, ponieważ zazwyczaj zawierają poufne informacje finansowe, takie jak rachunki, faktury czy korespondencję z bankami.
W przypadku decyzji o utylizacji – przedsiębiorca powinien wybrać odpowiedni sposób niszczenia
Niszczenie mechaniczne
Rozdrabnianie – za pomocą niszczarek do papieru. Istnieją różne rodzaje niszczarek, w tym niszczarki tnące na paski, krzyżowe i mikrozębowe. Te ostatnie są najbardziej efektywne, gdyż pozostałości są bardzo małe, co znacznie utrudnia rekonstrukcję dokumentów.
Rozcięcie – na paski za pomocą nożyczek lub innego ostrza. Ta metoda jest skuteczna w przypadku niewielkich ilości dokumentów.
Gniecenie – tylko w przypadku dokumentów o mniejszej wrażliwości danych.
Niszczenie termiczne
Poprzez spalanie. bardzo ekonomiczne i szybkie rozwiązanie, ale przydatne tylko w przypadku dokumentów papierowych.
Niszczenie elektronicznych nośników danych
Coraz większa ilość informacji jest przechowywana na dyskach twardych, pendrive’ach, czy kartach pamięci. Zutylizować je można poprzez fizyczne, magnetyczne lub chemiczne uszkodzenie.
Linki do stron rządowych:https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00260
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00101
https://www.biznes.gov.pl/en/publikacje/2505-przechowywanie-dokumentow-rozwiazanej-spolki
https://www.gov.pl/web/rozwoj-technologia/przechowywanie-dokumentow
Pytania i odpowiedzi
Elektroniczne dokumenty mają taką samą moc prawną jak ich papierowe odpowiedniki, o ile spełniają one określone wymogi wynikające z przepisów dotyczących elektronicznego obrotu dokumentami oraz bezpieczeństwa informacji. Art. 781 Kodeksu cywilnego wskazuje, że dokument elektroniczny ma taką samą moc dowodową jak dokument papierowy, jeżeli jest on opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym lub został sporządzony w innej formie, która zapewnia możliwość jego jednoznacznego ustalenia.
W celu fizycznego zabezpieczenia dokumentacji konieczne jest zagwarantowanie bezpiecznych pomieszczeń archiwizacyjnych, do których dostęp mają jedynie upoważnione osoby. W mniejszych przedsiębiorstwach bardzo popularnym oraz równie bezpiecznych rozwiązaniem jest wykorzystanie szaf/ innych mebli pancernych zabezpieczonych kodem, zamkiem. Istotne jest również monitorowanie oraz kontrola dostępu do dokumentów. Warto także pamiętać, że kradzież nie jest jedynym ryzykiem czyhającym na dokumenty w formie fizycznej. Zdarzenia losowe, takie jak powódź również mogą spowodować trwałe szkody, przed czym również należy odpowiednio zabezpieczyć miejsca przechowania. Zagrożenia cybernetyczne są coraz bardziej zaawansowane, a liczba incydentów związanych z kradzieżą danych stale rośnie. Wobec tego niezbędne jest zastosowanie bezpiecznych, autoryzowanych systemów informatycznych, szyfrowanie dokumentów oraz nośników danych, aby zminimalizować ryzyko dostępu nieuprawnionych osób. Ponadto warto pamiętać o regularnym tworzeniu kopii zapasowych.
Tak, jeśli jest to zgodne z przepisami prawa polskiego, które obejmują ustawę o ochronie danych osobowych, ustawę o rachunkowości oraz kodeks pracy. Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (RODO), przekazywanie danych osobowych poza granice kraju UE jest dozwolone tylko w określonych przypadkach. Konieczne jest zapewnienie, że kraj, do którego dane są przesyłane zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.
Zaufali nam:
