Elektronizacja rejestru KRS – czy przedsiębiorca dokona zmian tylko elektronicznie?

NA CZYM BĘDZIE POLEGAĆ WPROWADZENIE SYSTEMU TELEINFORMATYCZNEGO W KRS?

Cała zmiana opiera się na tym, że od 1 lipca 2021 r. postępowanie przed KRS obejmujące podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, będzie się odbywać tylko i wyłącznie elektronicznie. W ogólnym systemie będą zapisywane wszystkie czynności sądowe, a także będą wnoszone wszystkie pisma. Należy pamiętać, że przy pierwszym doręczeniu w sprawie sąd rejestrowy będzie pouczał o konieczności wnoszenia pism wyłącznie drogą elektroniczną i o tym, że pisma, które zostaną wniesione w wersji papierowej nie pociągają za sobą skutków prawnych – nie będą one rozpoznawane przez sąd rejestrowy.

Wniosek do KRS wraz ze wszystkimi załącznikami będzie musiał zostać złożony elektronicznie z poświadczeniem przez notariusza, bądź też występującego w sprawie radcę prawnego lub adwokata. Za pomocą systemu teleinformatycznego wraz z wnioskiem powinny być złożone również wszelkie pisma dotyczące danej sprawy, np. apelacja. zażalenie, skarga na orzeczenie referendarza sądowego. Korespondencja pomiędzy wnioskodawcą a sądem rejestrowym także będzie prowadzona elektronicznie.

• Na podstawie kodeksu postępowania cywilnego, pismo procesowe wniesione za pośrednictwem systemu teleinformatycznego potwierdza się np. kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym e-PUAP.
• Wnioski do KRS oraz dokumenty do niego załączone będą przez sąd rozpoznawane jedynie po ich uprzednim podpisaniu za pomocą kwalifikowanego podpisu albo profilu zaufanego ePUAP przez reprezentanta spółki, którego PESEL jest wpisany do KRS albo profesjonalnego pełnomocnika.
• Wraz z wejściem w życie nowych zmian zostanie uruchomiony system wyposażony w formularze, które na bieżąco będą weryfikować poprawność wprowadzanych danych, w praktyce może to sprawić, że zmniejszy się ilość błędów w dokumentach oraz liczba odrzucanych wniosków (formularz będzie walidował błędy uzupełnienia i nie pozwoli złożyć wniosku z brakami).

KWESTIA ELEKTRONICZNIE SKŁADANYCH SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH DO KRS?

Od 1 października 2018 r. obowiązuje wymóg sporządzania sprawozdań finansowych tylko i wyłącznie w formie elektronicznej, sprawozdanie musi zgadzać się ze strukturą i formatem szczegółowo określonym przez Ministerstwo Finansów. Sprawozdanie finansowe to dokument zawierający podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa pod względem finansowym. Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych mają:

• firmy, które muszą prowadzić księgi rachunkowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości,
• firmy, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Obowiązek ten może odnosić się do spółki kapitałowej (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością), czy np. spółki osobowej (np. spółki jawnej). Pod uwagę brana jest metoda ewidencjonowania przychodów i kosztów w danej firmie, natomiast sama forma prowadzenia działalności gospodarczej nie ma znaczenia.

Zatem każdy przedsiębiorca wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS – niekorzystający ze zwolnienia, np. ze względu na wysokość przychodów – ma obowiązek przekazywania dokumentów finansowych do rejestru.

Takie sprawozdanie do KRS może przesłać tylko i wyłącznie osoba, która jest wpisana do KRS i ma w nim ujawniony nr PESEL, z reguły są to członkowie zarządu spółki. Należy to złożyć przy pomocy certyfikatu kwalifikowanego lub profilu zaufanego.

Dokumenty są przekazywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Jest to ogromna korzyść, zwłaszcza dla przedsiębiorców, którzy nie będą już mieli obowiązku składania dokumentów finansowych osobno do urzędu skarbowego oraz do sądu rejestrowego. Przepływ dokumentów będzie następować bezpośrednio pomiędzy organami administracji publicznej.

Elektroniczne składanie sprawozdań finansowych tak naprawdę stanowi preludium do zmian, które teraz wejdą w życie, czyli dalszej elektronizacji KRS. Przedsiębiorcy już sprawnie sobie radzą z zamieszczaniem sprawozdań w wersji cyfrowej.

ELEKTRONIZACJA KRS – ZMIANY DOTYCZĄCE AKTÓW SPORZĄDZANYCH PRZEZ NOTARIUSZY

Od 2018 r. funkcjonuje także Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN). Jest to elektroniczny zbiór dokumentów obejmujących wypisy i wyciągi z aktów notarialnych, które w swej treści zawierają dane stanowiące podstawę wpisu do KRS albo podlegające złożeniu do akt rejestrowych. Umieszczanie aktu notarialnego w CREWAN udoskonali składanie od lipca 2021 r. wniosków do KRS w formie elektronicznej dlatego, że nie będzie już konieczności składania aktów notarialnych jako załączników do wniosków. Obecnie przedsiębiorcy przy realizowaniu czynności notarialnych otrzymują potwierdzenie zamieszczenia treści aktu w elektronicznym rejestrze wraz ze wskazaniem numeru. Od lipca 2021 r. podmiot wnioskujący o wpis zmiany danych w KRS w związku z czynnościami dokonanymi przed notariuszem zobowiązany będzie do wskazania tego numeru repozytorium, tym samym nie będzie wymagane składanie oryginału bądź kopii dokumentu do akt rejestrowych. W przypadku gdy ktoś nie posiada numeru z Repozytorium, to wypisy aktów notarialnych mogą być przesłane do sądu drogą elektroniczną. Wprowadzona automatyzacja umożliwi przekazywanie dokumentów pomiędzy już istniejącym Centralnym Repozytorium Elektronicznych Aktów Notarialnych a systemem KRS.

SKŁADANIE ELEKTRONICZNYCH WNIOSKÓW DO KRS PRZEZ INNE PODMIOTY (WNIOSKI PAPIEROWE)

Wyjątek będzie stanowiła procedura rejestracji i zgłaszania zmian przez podmioty wpisane do KRS, które znajdują się poza rejestrem przedsiębiorców tj. wpisane wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji, samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej czy uczelni wyższych będą mogły skorzystać z możliwości złożenia wniosku drogą elektroniczną, natomiast nie będą miały takiego obowiązku. Wówczas wnioski składane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji ujętych w KRS nadal będą mogły być składane w tradycyjnej formie papierowej.

ZMIANY W ZAKRESIE AKT REJESTROWYCH WPISANYCH DO KRS

Ustawa wprowadzająca zmiany do systemu KRS przewiduje pełną informatyzację postępowania rejestrowego i prowadzenia akt rejestrowych spółek wpisanych do KRS, które od dnia wejścia w życie przepisów będą przeprowadzane w systemie teleinformatycznym. Od 1 lipca 2021 r. akta rejestrowe dla przedsiębiorców będą prowadzone wyłącznie elektronicznie, a wszelkie dokumenty wytworzone w postaci papierowej (dotychczas, jak i później) będą dołączane do papierowego zbioru dokumentów. Wgląd do elektronicznych akt rejestrowych będzie miał każdy przez stronę internetową, dzięki czemu sama procedura zapoznawania się z aktami zostanie uproszczona. Niezmiennie z dokumentami znajdującymi się w papierowym zbiorze dokumentów będzie można zapoznać się w sądzie rejestrowym.

KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z ELEKTRONIZACJI KRS

• Ułatwienie spraw rejestrowych, czyli łatwiejsze i zdecydowanie szybsze składanie wniosków
• Zmniejszenie ilości błędnych wniosków, dzięki temu że system ma zawierać podpowiedzi tj.możliwość wyboru opcji z listy, a co więcej nie będzie możliwości pozostawienia pustych pól, których wypełnienie jest konieczne
• Możliwość sprawdzenia statusu sprawy w elektronicznym KRS
• Ułatwienie procedury rejestracji zmian danych wpisanych do KRS oraz poprawienie bezpieczeństwa obrotu
• Elektroniczny kontakt z sądem rejestrowym
• Ułatwienie dla stron przy rozpoczynaniu działalności gospodarczej oraz przyspieszenie działań sądu rejestrowego

ELEKTRONICZNY KRS – SŁOWEM PODSUMOWANIA

Reasumując, elektronizacja KRS może przynieść wiele korzyści, nie tylko usprawni funkcjonowanie samych urzędów, ale także ułatwi działanie przedsiębiorców. Należy podkreślić fakt, iż zmiana ta ma w dużej mierze poprawić współpracę między przedsiębiorcami a organami administracyjnymi, ponieważ zakłada się że będzie znacznie mniejsza ilość błędnych wniosków, dzięki czemu proces np. zakładania działalności gospodarczej będzie zdecydowanie przebiegał szybciej i niejako automatycznie. Nowelizacja ustawy powinna przynieść pozytywne skutki, gdyż ma w głównej mierze wzmocnić pewność i bezpieczeństwo obrotu gospodarczego. Sama elektronizacja bazy danych to jednak ogromne przedsięwzięcie, dlatego jego wejście w życie już było kilka razy przesuwane.

Pytania i odpowiedzi

Zaufali nam:

Może Ciebie również zainteresować: