Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną każdy świadczący usługi drogą elektroniczną musi posiadać regulamin i udostępniać go każdorazowo przed zawarciem umowy o świadczenie takich usług.
Treść tego regulaminu tworzy treść umowy zawartej z użytkownikiem (np. kupującym w sklepie internetowym), a brak regulaminu lub nieprawidłowości w nim mogą obciążyć właściciela strony poważnymi konsekwencjami.
Dlatego też prawidłowo przygotowany regulamin sklepu internetowego z jednej strony zabezpiecza sprzedawcę przed negatywnymi konsekwencjami braku realizacji obowiązujących przepisów prawa, a z drugiej pozwala wyeliminować wiele
Z doświadczenia kancelarii wynika, że pomimo dobrego dostępu do informacji, a także stosownych usług, duża część aktualnie funkcjonujących przedsiębiorstw w branży ecommerce (sklepów internetowych) posługuje się regulaminami nieaktualnymi, niepełnymi, a często i nieskutecznymi prawnie narażając sprzedawcę na negatywne konsekwencje. Stąd tez poniżej przedstawiamy listę elementów koniecznych jakie prawidłowo przygotowany regulamin sklepu internetowego powinien posiadać.
ELEMENTY OBOWIĄZKOWE REGULAMINU SKLEPU INTERNETOWEGO
Przepisy określają minimum treściowe regulaminu, tj. regulamin obowiązkowo ma określać:
1. Rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną
Mówiąc w skrócie, w regulaminie powinno być opisane jakie usługi oferuje przedsiębiorca użytkownikowi. Oznacza to, że trzeba wymienić funkcjonalności strony internetowej, czy umożliwia dokonywanie zakupów online i jakiego asortymentu, czy można za pośrednictwem strony komunikować się z właścicielem strony, czy zapewnia ona inne możliwości, np. funkcję wyszukiwarki, katalogu, rejestracji online. Przedsiębiorca przy tym zaznacza, które z usług udostępnia odpłatnie, a które nie.
2. Warunki płatności w sklepie internetowym
Wymienione usługi świadczone przez stronę internetową należy opisać tak, aby użytkownik wiedział jak może z nich skorzystać. W tym zakresie opis dotyczy zasad rejestracji użytkownika i logowania się do strony sklepu. Jeżeli strona umożliwia zakupy online wymagany jest opis procedury zakupowej i jej niezbędnych elementów na etapie składania zamówienia, np:
- podanie danych przez klienta;
- wybranie towaru;
- potwierdzenie e-mailem itp.
i na etapie realizacji, np.:
- e-mail z informacją o wysyłce;
- anulowanie zamówienia w przypadku braku dostępności itp.).
Regulamin określa sposoby zapłaty, realizacji umowy (dostawy), w tym terminów.
Jeżeli strona dysponuje innymi funkcjami niż posiadanie e-sklepu (np. udostępnianie plików) wymagane jest szczegółowe podanie zasad korzystania z tych funkcji.
Koniecznym jest podanie także wymagań technicznych, którymi musi dysponować użytkownik, aby poprawnie korzystać ze strony (rodzaj przeglądarki, rozdzielczości ekranu, dostępu do poczty elektronicznej, posiadanie określonych rozszerzeń i wtyczek itp.).
Regulamin powinien zawierać również określenie zakazu dostarczania przez użytkownika korzystającego ze strony tzw. treści bezprawnych. Szczególnie dotyczy to stron internetowych, gdzie użytkownicy mogą zamieszczać komentarze, opinie, udzielać się na forum, gdyż tam może dochodzić do wyrażania wypowiedzi obraźliwych, wulgarnych czy naruszających prawa innych osób. Właściciel strony może określić sankcje za niestosowanie się do zakazu (np. usunięcie konta) lub zasady modyfikacji wypowiedzi użytkowników.
3. Warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną
Pamiętajmy, że umową zawieraną za pośrednictwem strony nie jest tylko umowa dotycząca usługi oferowanej przez stronę będącą e-sklepem. Rejestracja użytkownika na stronie i dostęp do funkcji po logowaniu także tworzy umowę. Użytkownik powinien wiedzieć na jaki czas zawiera umowę i jak może z niej zrezygnować (wypowiedzieć, odstąpić od umowy).
4. Tryb postępowania reklamacyjnego
Użytkownik powinien być poinformowany o możliwej drodze reklamacji, tak ewentualnych nieprawidłowości związanych z działaniem strony internetowej, jak i umów zawieranych za jej pośrednictwem (np. umowy sprzedaży). W granicach jakie dla postępowania reklamacyjnego wyznaczają przepisy, przedsiębiorca ma obowiązek poinformować użytkownika o formie składania reklamacji (sposób pisemny/elektroniczny/telefoniczny), terminie, zakresie roszczeń użytkownika, trybie jej rozpatrywania (terminie, sposobie odpowiedzi).
5. Dodatkowe elementy regulaminu – regulamin sklepu zgodny z RODO
Określone powyżej minimum treści z praktycznego punktu widzenia powinno być rozszerzone o treść obowiązków informacyjnych względem użytkowników, tak z ustawy z dnia 30.05.2014 r. o prawach konsumenta (jeżeli kierują swoją ofertę do konsumentów), jak i rozporządzenia RODO (zgodnie z art. 13 RODO informuje się m.in. o danych administratora, celach i podstawach przetwarzania danych osobowych, okresie ich przechowywania, odbiorcach danych itd.). Wymienione regulacje nakładają kolejne obowiązki do przekazywania danych użytkownikom, niekoniecznie zawieranych w regulaminie (może to być odrębna Polityka prywatności, czy informacja przekazywana e-mailem), jednakże warto ująć te informacje w sposób kompleksowy i umieścić je w regulaminie.
Sam regulamin także – obok informacji na samej stronie, np. w zakładce „kontakt” – będzie zawierał dane właściciela strony: nazwę, dane kontaktowe, numery ewidencyjne.
Dodatkowo właściciel strony ma obowiązek informować o zasadach wykorzystywania tzw. cookies, co może uczynić przez odrębną Politykę cookies, albo wymagane dane zawrzeć w treści regulaminu.
6. Podsumowanie
Konstruując regulamin powinno się mieć na uwadze, żeby zachować komunikatywny przekaz i przejrzystość treści. W związku z tym, że zasady składające się na prawidłowy regulamin pochodzą z przepisów, mających swoje źródło w różnych aktach prawnych, praca nad treścią regulaminu bywa żmudna.
Tym bardziej, że dobry regulamin to taki, który uwzględnia indywidualną sytuację przedsiębiorcy – w tym charakterystykę sprzedawanych towarów bądź usług, i jest odpowiednio i systematycznie aktualizowany. Stąd też posługiwanie się ogólnymi, częsta nieaktualnymi wzorami może okazać się niewłaściwym rozwiązaniem narażającym sprzedawcę na negatywne konsekwencje.
