Co musi zawierać każdy regulamin sklepu internetowego

ELEMENTY OBOWIĄZKOWE REGULAMINU SKLEPU INTERNETOWEGO

Elementy obligatoryjne, które musi zawierać każdy regulamin sklepu internetowego, uregulowane zostały w art. 8 Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. 

Przepisy określają minimum treściowe regulaminu, tj. regulamin obowiązkowo ma określać:

Dane identyfikujące sprzedawcę

Chociaż Internet generuje pewnego rodzaju anonimowość, sprzedaż ecommerce nie powinna z tego przywileju korzystać. Sprzedawcy chcący być rzetelni i profesjonalni w oczach swoich klientów powinni w regulaminie zamieścić informacje, które będą pozwalały ich zidentyfikować. W szczególności, powinni ujawnić swoje dane rejestrowe (nazwę, siedzibę, numer NIP i Regon), a także dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu) na potrzeby złożenia reklamacji czy oświadczenia o odstąpieniu od umowy. 

Definicje wyrażeń regulaminowych

Ten element nie jest elementem obligatoryjnym – ale warto rozważyć jego wprowadzenie. Może się bowiem okazać, że kupujący zupełnie inaczej interpretują określone wyrażenia, aniżeli było intencją sprzedawcy. W szczególności ma to istotne znaczenie w przypadku zwrotów znaczących dla brzmienia całego regulaminu, wyrażeń ustawowych lub takich, które pojawiają się w regulaminie wielokrotnie. Takimi zwrotami mogą być: klient, sprzedawca, towar, czy konsument. Chcąc uniknąć kłopotów z wykładnią, warto na wstępie wprowadzić krótki słowniczek wyrażeń regulaminowych.

Rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną

Mówiąc w skrócie, w regulaminie powinno być opisane jakie usługi i towary oferuje przedsiębiorca użytkownikowi sklepu internetowego. Oznacza to, że trzeba wymienić:

–  funkcjonalności strony internetowej, w tym wskazać, czy umożliwia dokonywanie zakupów online i jakiego asortymentu, 

– czy można za pośrednictwem strony komunikować się z właścicielem strony, 

– czy zapewnia ona inne możliwości, np. funkcję wyszukiwarki, katalogu, rejestracji online. Przedsiębiorca przy tym zaznacza, które z usług udostępnia odpłatnie, a które nie.

Warunki płatności w sklepie internetowym

Wymienione usługi świadczone przez stronę internetową należy opisać tak, aby użytkownik wiedział jak może z nich skorzystać. W tym zakresie opis dotyczy zasad rejestracji użytkownika i logowania się do strony sklepu. Jeżeli strona umożliwia zakupy online wymagany jest opis procedury zakupowej i jej niezbędnych elementów na etapie składania zamówienia, np:

• podanie danych przez klienta;
• wybranie towaru;
• potwierdzenie e-mailem itp.
• wybór metody dostawy;
• wybór metody płatności;

i na etapie realizacji, np.:

• e-mail z informacją o wysyłce;
• anulowanie zamówienia w przypadku braku dostępności itp.).

Regulamin określa sposoby zapłaty, realizacji umowy (dostawy), w tym terminów.

Jeżeli strona dysponuje innymi funkcjami niż posiadanie e-sklepu (np. udostępnianie plików) wymagane jest szczegółowe podanie zasad korzystania z tych funkcji.

Koniecznym jest podanie także wymagań technicznych, którymi musi dysponować użytkownik, aby poprawnie korzystać ze strony (rodzaj przeglądarki, rozdzielczości ekranu, dostępu do poczty elektronicznej, posiadanie określonych rozszerzeń i wtyczek itp.).

Regulamin powinien zawierać również określenie zakazu dostarczania przez użytkownika korzystającego ze strony tzw. treści bezprawnych. Szczególnie dotyczy to stron internetowych, gdzie użytkownicy mogą zamieszczać komentarze, opinie, udzielać się na forum, gdyż tam może dochodzić do wyrażania wypowiedzi obraźliwych, wulgarnych czy naruszających prawa innych osób. Właściciel strony może określić sankcje za niestosowanie się do zakazu (np. usunięcie konta) lub zasady modyfikacji wypowiedzi użytkowników.

Jeżeli sprzedawca udziela gwarancji na oferowane towary powinien także umieścić w regulaminie informację na temat możliwości skorzystania przez kupujących z uprawnień przysługujących im na tej podstawie.

Warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną

Pamiętajmy, że umową zawieraną za pośrednictwem strony nie jest tylko umowa dotycząca usługi oferowanej przez stronę będącą e-sklepem. Rejestracja użytkownika na stronie i dostęp do funkcji po logowaniu także tworzy umowę. Użytkownik powinien wiedzieć na jaki czas zawiera umowę i jak może z niej zrezygnować (wypowiedzieć, odstąpić od umowy).

Użyteczności strony pozwalające na rozwiązanie umowy czy odstąpienie od niej (odpowiednie wtyczki czy formularze) nie powinny być ukryte ani trudno dostępne. Może to zostać potraktowane jako forma ograniczenia praw konsumenta.

Tryb postępowania reklamacyjnego

Użytkownik powinien być poinformowany o możliwej drodze reklamacji, tak ewentualnych nieprawidłowości związanych z działaniem strony internetowej, jak i umów zawieranych za jej pośrednictwem (np. umowy sprzedaży). W granicach jakie dla postępowania reklamacyjnego wyznaczają przepisy, przedsiębiorca ma obowiązek poinformować użytkownika o formie składania reklamacji (sposób pisemny/elektroniczny/telefoniczny), terminie, zakresie roszczeń użytkownika, trybie jej rozpatrywania (terminie, sposobie odpowiedzi).

Informowanie o zmianach regulaminu

W regulaminie powinno zawrzeć się informacje, w jaki sposób użytkownik będzie informowany o zmianach w treści. Sprzedawcy przysługuje bowiem prawo do jednostronnej zmiany regulaminu pod warunkiem, że poinformuje o tym fakcie klienta, przed jego wejściem w życie w zmienionej formie. Klientowi przysługuje prawo do rezygnacji z pobieranych usług w przypadku, gdy zmieniona treść regulaminu nie spotka się z jego uznaniem.

Dodatkowe elementy regulaminu – regulamin sklepu zgodny z RODO

Określone powyżej minimum treści z praktycznego punktu widzenia powinno być rozszerzone o treść obowiązków informacyjnych względem użytkowników, tak z ustawy z dnia 30.05.2014 r. o prawach konsumenta (jeżeli kierują swoją ofertę do konsumentów), jak i rozporządzenia RODO (zgodnie z art. 13 RODO informuje się m.in. o danych administratora, celach i podstawach przetwarzania danych osobowych, okresie ich przechowywania, odbiorcach danych itd.). Wymienione regulacje nakładają kolejne obowiązki do przekazywania danych użytkownikom, niekoniecznie zawieranych w regulaminie (może to być odrębna Polityka prywatności, czy informacja przekazywana e-mailem), jednakże warto ująć te informacje w sposób kompleksowy i umieścić je w regulaminie.

Sam regulamin także – obok informacji na samej stronie, np. w zakładce „kontakt” – będzie zawierał dane właściciela strony: nazwę, dane kontaktowe, numery ewidencyjne.

Dodatkowo właściciel strony ma obowiązek informować o zasadach wykorzystywania tzw. cookies, co może uczynić przez odrębną Politykę cookies, albo wymagane dane zawrzeć w treści regulaminu.

W szczególności, sprzedawca powinien także pozyskać od klienta wymagane prawem zgody marketingowe oraz zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Podsumowanie

Konstruując regulamin powinno się mieć na uwadze, żeby zachować komunikatywny przekaz i przejrzystość treści. W związku z tym, że zasady składające się na prawidłowy regulamin pochodzą z przepisów, mających swoje źródło w różnych aktach prawnych, praca nad treścią regulaminu bywa żmudna.

Tym bardziej, że dobry regulamin to taki, który uwzględnia indywidualną sytuację przedsiębiorcy – w tym charakterystykę sprzedawanych towarów bądź usług, i jest odpowiednio i systematycznie aktualizowany. Stąd też posługiwanie się ogólnymi, częsta nieaktualnymi wzorami może okazać się niewłaściwym rozwiązaniem narażającym sprzedawcę na negatywne konsekwencje.

FAQ

Zaufali nam: