Grzegorz Puciato
|
16 sierpnia 2021
Spis treści

Mimo, że zgodnie z prawem wszystkie spółki na chwilę obecną powinny już dokonać dematerializacji akcji swoich akcjonariuszy, względnie być na ukończeniu tego procesu, wciąż na rynku można spotkać wiele podmiotów, które nie podjęły jakichkolwiek działań w tym kierunku, często nie zdając sobie sprawy z tego jak duże problemy i utrudnienia w funkcjonowaniu spółki będzie to generować. Zastanówmy się zatem co dzieje się gdy nie dopełnimy obowiązku dematerializacji akcji w naszej spółce akcyjnej. Wskazujemy i objaśniamy.

O co chodzi z dematerializacją akcji?

Dematerializacja akcji jest powszechną procedurą dla spółek akcyjnych oraz spółek komandytowo-akcyjnych, która została oficjalnie wprowadzona na podstawie nowelizacji Kodeksu cywilnego z 30 sierpnia 2019 r., i która sprowadza się do tego, że muszą one zastąpić wszystkie dotychczas wydane akcje w formie papierowej odpowiednim zapisem w elektronicznym rejestrze. W tym celu spółki przeprowadzały walne zgromadzenia, na których wybierały odpowiedni dla nich podmiot prowadzącego rejestr akcjonariuszy (czyli na przykład bank czy dom maklerski), zawierały z nim umowy o prowadzenie rejestru, by w końcu kilka razy w określonych odstępach czasu wzywać akcjonariuszy do złożenia akcji w spółce. Gdy to się stało akcje ulegały zamianie na wpisy elektroniczne i procedura ulegała zakończeniu. Ostatecznym terminem na zakończenie całości działań był 1 marca 2021 roku.

Jednakże mimo długiego okresu na przygotowanie, wciąż można spotkać na rynku podmioty, które nie zrobiły nic w kierunku spełnienia obowiązku i to nawet mimo faktu, że termin na dematerializację akcji został de facto przedłużony do 30 września 2021 roku.

Co dzieje się gdy nie dokonamy dematerializacji akcji?

Zgodnie z obecnym stanem prawnym akcjonariusz, który nie przekaże swoich akcji spółce celem ich dematerializacji może właściwie zostać pozbawiony wszelkich praw jakie wiążą się z posiadanymi akcjami. Dzieje się tak dlatego, że oprócz wprowadzenia obowiązku dematerializacji wiele przepisów zostało zmienionych tak by odzwierciedlać sytuację akcjonariusza po jego spełnieniu. W związku z tym akcjonariusz, który uchybił obowiązkowi dematerializacji co do zasady nie będzie mógł uczestniczyć w obradach walnego zgromadzenia i wykonywać podczas niego prawa głosu. Wynika to ze znowelizowanego art. 406 k.s.h. wskazuje, że uprawnionym do udziału jest ten akcjonariusz, który został wpisany do rejestru akcjonariuszy na tydzień przed odbyciem walnego zgromadzenia.

Innym utrudnieniem dla takiego akcjonariusza jest brak możliwości rozporządzania akcjami w formie dokumentu. Wynika to z faktu, że od 1 marca 2021 roku, a więc od dnia, w którym upłynął pierwotny termin na dematerializację akcji za akcjonariusza uważa się wyłącznie osobę wpisaną do rejestru akcjonariuszy (art. 343 § 1 k.s.h.), a prawo własności akcji przechodzi z chwilą dokonania stosownego i konstytutywnego wpisu w rejestrze akcjonariuszy (art. 3289 § 1 k.s.h.). W związku z tym sprzedaż czy inne rozporządzanie akcją w formie papierowej jest w takiej sytuacji niemożliwa.

Jednakże chyba najbardziej bolesnym za wszystkich utrudnień jest fakt, że akcjonariusz, który nie dokona dematerializacji swoich akcji, a w konsekwencji nie zostanie wprowadzony do rejestru akcjonariuszy, może przestać otrzymywać dywidendę z tytułu ich posiadania. Od dnia 1 marca 2021 roku spółka bowiem wykonuje swoje zobowiązania pieniężne wobec akcjonariuszy z tytułu dywidendy wyłącznie za pośrednictwem podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy, chyba, że coś innego postanowiono w statucie (art. 32810 k.s.h.). W związku z tym przysługująca takiemu akcjonariuszowi dywidenda najprawdopodobniej wyląduje w depozycie sądowym, skąd będzie mogła zostać zwolniona na wniosek akcjonariusza po dopełnieniu obowiązku dematerializacji. W innym przypadku – o ile nie zmieniony zostanie statut spółki – taki akcjonariusz nie otrzyma swoich pieniędzy.

Czyli brak dematerializacji akcji jest tylko problemem akcjonariusza?

Absolutnie nie tylko. Konsekwencje braku dopełnienia obowiązku dematerializacji akcji odczuje także sama spółka.

Na wstępie należy zaznaczyć, że jeśli chodzi o spółki, które nie wywiązały się z obowiązku wymiany akcji na zapisy elektroniczne, na rynku spotkać można dwie zasadnicze grupy podmiotów:

  1. spółki które wdrożyły dematerializację częściowo,
  2. spółki które nie podjęły żadnych czynności w kwestii dematerializacji.

Przede wszystkim konsekwencje uchybienia dotkną reprezentantów spółek bowiem za nieprawidłowości związane z dematerializacją akcji każda z osób uprawnionych do prowadzenia spraw i reprezentowania spółki, tj. każdy z członków zarządu (w przypadku spółek akcyjnych) albo komplementariuszy uprawnionych do prowadzenia spraw i reprezentacji spółki (w przypadku spółek komandytowo-akcyjnych) może ponieść kary finansowe. Kodeks spółek handlowych bowiem za niedopełnienie obowiązków związanych z dematerializacją przewiduje odpowiedzialność karną. Na każdą z wyżej wymienionych osób może zostać nałożona grzywna w wysokości do 20.000 zł, w sytuacji gdy w toku postępowania wykazane zostanie, że:

  1. dopuściła do tego, że spółka nie wezwała akcjonariuszy do złożenia dokumentów akcji lub dokonała wezwań do uczynienia tego niezgodnie z wymogami ustawowymi (to jest np. uchybiono ustawowym terminom na wezwanie);
  2. nie zawarła umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy albo umowy o rejestrację akcji w depozycie papierów wartościowych zgodnie z wymogami ustawowymi.

Co bardzo ważne, powyższe czyny stanowią przestępstwo co oznacza, że wydanie przez sąd prawomocnego wyroku skutkującego nałożeniem grzywny będzie również skutkować wpisem do krajowego rejestru karnego. Powyższe choć samo w sobie nie wyklucza w oparciu o KSH możliwości pełnienia funkcji członka zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatora albo prokurenta, to jednak taka osoba będzie posiadała status osoby karanej aż do zatarcia skazania, czyli w przypadku kary grzywny dopiero po upływie roku od dnia wykonania kary. W związku z tym nie będzie możliwości uzyskania przez taki okres zaświadczenia o niekaralności.

Co więcej może dojść także do pozbawienia takiej osoby stanowiska w związku z art. 18 ksh, który przewiduje, że członkiem zarządu nie może być osoba skazana prawomocnie za przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, a do takiego może dojść na mocy art. 303. § 1 kk, który stanowi, że kto wyrządza szkodę majątkową między innymi osobie prawnej, przez między innymi prowadzenie dokumentacji w sposób nierzetelny podlega karze pozbawienia wolności do lat 3 i automatycznie nie może dalej pełnić zajmowanego stanowiska. Nie trzeba chyba tłumaczyć, że niemożliwość podjęcia uchwały na walnym zgromadzeniu na skutek braku posiadania do tego uprawnień przez akcjonariuszy w wyniku braku dematerializacji akcji może zdecydowanie prowadzić do strat materialnych.

Dalej już sama zwłoka czy nieprawidłowości w wykonaniu powyższych obowiązków, nie mówiąc już o braku ich wykonania, może skutecznie uniemożliwić prawidłowe wykonywanie praw przez akcjonariuszy oraz obrót akcjami spółki, co sprowadza na członków zarządu spółki akcyjnej ryzyko poniesienia odpowiedzialności cywilnej wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami statutu spółki.

Co więcej, w związku z tym, że od 1 marca 2021 r. zakazane jest wydawanie akcji w postaci innej niż elektroniczna, każda z osób uprawnionych do prowadzenia spraw i reprezentowania spółki akcyjnej lub komandytowo-akcyjnej podlega odpowiedzialności karnej, jeżeli dopuści do wydania przez spółkę dokumentów na akcje, warrantów subskrypcyjnych, świadectw użytkowych, świadectw założycielskich, lub innych tytułów uczestnictwa w dochodach lub w podziale majątku spółki. Zgodnie z KSH za ten czyn grozi grzywna, kara ograniczenia wolności, a w najgorszym razie nawet kara pozbawienia wolności do 6 miesięcy.

W końcu niezależnie od wyżej wskazanej odpowiedzialności karnej na podstawie przepisów KSH, sąd rejestrowy może nałożyć na członków zarządu spółki akcyjnej karę grzywny do 20.000 zł, jeżeli stwierdzi, że wbrew obowiązkowi dopuszczają do nieprowadzenia rejestru akcjonariuszy zgodnie z przepisami ustawy lub nierejestrowania akcji w depozycie papierów wartościowych.

Co wtedy z funkcjonowaniem spółki akcyjnej?

Problemy dla spółki wynikające z braku dematerializacji akcji się jednak nie kończą się na wyżej wskazanej odpowiedzialności członków zarządu. Do tego dochodzą jeszcze problemy z samym funkcjonowaniem spółki w momencie gdy nie dokonano bądź nie dokończono procesu dematerializacji akcji.

Najistotniejszym z nich problemem, z jakim będą się musiały zmierzyć spółki, które uchybiły obowiązkowi będzie konieczność odbycia zgromadzeń akcjonariuszy, m.in. w celu podjęcia uchwał o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za rok ubiegły, podziału zysku, pokryciu straty lub udzielenia absolutorium członkom organów spółki. Jeśli bowiem żaden z akcjonariuszy nie będzie wpisany do rejestru, bo na przykład nie zawarto umowy o jego prowadzenie, odbycie zgromadzenia i podjęcie uchwał będzie po prostu niemożliwe, co skutecznie zablokuje funkcjonowanie spółki ze względu na wspomniany już, znowelizowany art. 406 k.s.h.

Dalej od 1 stycznia 2020 r. wszystkie spółki akcyjne oraz komandytowo-akcyjne obowiązane są do prowadzenia strony internetowej przeznaczonej do komunikacji z akcjonariuszami. Co więcej spółka jest zobowiązana ujawnić adres strony internetowej w KRS. Uchybienie temu obowiązkowi może spowodować wszczęcie przez sąd rejestrowy postępowania przymuszającego pod rygorem nałożenia na spółkę grzywny.

Czy jest jakiś sposób, by dopełnić wykonanie obowiązku dematerializacji akcji dla tych, którzy jeszcze tego nie zrobili?

Jak najbardziej, choć plan działania zależy od tego kto dopuścił się uchybienia, to jest czy w zwłoce pozostaje spółka czy akcjonariusz.

W przypadku akcjonariusza będącego w zwłoce rozwiązanie jest bardzo proste – należy zgłosić się do spółki, której akcji jest się właścicielem i złożyć je celem dematerializacji. Spółka co do zasady powinna sama dopełnić reszty formalności i poinformować akcjonariusza o zakończeniu wykonywania czynności.

Może się jednak zdarzyć tak, że akcjonariusz pozostaje w sporze ze spółką i obawia się o to, że spółka mogłaby specjalnie nie dopełnić obowiązku dematerializacji jego akcji, jednocześnie odbierając mu dokumenty poświadczające jego prawa, a w konsekwencji pozbawić go jego udziałów. W takim przypadku pomocne okażą się przepisy przejściowe, które umożliwiają takim akcjonariuszom do 1 marca 2026 r. samodzielne wpisanie się do rejestru akcjonariuszy w oparciu o dokumenty akcji. W takiej sytuacji najczęstszą praktyką jest zawarcie porozumienia trójstronnego, w ramach którego spółka, dom maklerski (lub inny podmiot prowadzący rejestr) oraz akcjonariusz zgodnie oświadczają, że przyjmują do wiadomości, że akcjonariusz złożył dokumenty akcji w bezpośrednio do podmiotu prowadzącego rejestr celem wpisania do rejestru akcjonariuszy. Pozwala to ominąć w całości konieczność przekazywania dokumentów akcji spółce. Co więcej domy maklerskie nie będą już prowadziły depozytu takich dokumentów. Zostaną one zniszczone a kopie protokołu z ich zniszczenia przekazana zostanie stronom.

W przypadku spółek aby uniknąć opisanych powyżej skutków niewdrożenia obowiązkowej dematerializacji akcji, spółki, które co najmniej podjęły uchwałę o wyborze podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy, powinny niezwłocznie podjąć czynności mające na celu jej pełne wdrożenie lub rozpocząć procedurę jeżeli jeszcze tego nie zrobiono. W zależności od etapu wdrożenia spółki powinny albo niezwłocznie zawrzeć umowę o prowadzenie rejestru akcjonariuszy lub sukcesywnie kontynuować przekazywanie podmiotowi prowadzącemu rejestr stosownych informację na temat ich akcjonariuszy, przy założeniu, że wszyscy akcjonariusze złożyli swoje akcje do spółki celem ich zdematerializowania. Jeśli tak się nie stało, spółka powinna postarać się dotrzeć do tych z akcjonariuszy, którzy mimo wezwań nie złożyli dokumentów. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że wszystkie czynności muszą być zakończone przed dniem 1 marca 2026 roku, bowiem do tego dnia dokument akcji zachowuje moc dowodową wyłącznie w zakresie wykazywania przez akcjonariusza wobec spółki, że przysługują mu prawa udziałowe (art. 16 ust. 2 nowelizacji).

Innymi słowy, spółki które nie podjęły czynności mający na celu wdrożenie obowiązkowej dematerializacji wciąż mogą tego dokonać, a „niezdematerializowani akcjonariusze” będą mogli wykonywać pełnię praw z akcji. W tym celu spółki prawa handlowego powinny:

(1) zawrzeć umowę o prowadzenie rejestru akcjonariuszy z uprawnionym do tego podmiotem,

(2) odbyć walne zgromadzenie podczas, którego w trybie art. 17 § 2 k.s.h. wybór podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy zostanie konwalidowany – przy czym należy mieć na uwadze, iż takie walne zgromadzenie powinno się odbyć nie później niż w terminie dwóch miesięcy od dnia zawarcia ww. umowy przez spółkę.

Powyższe będzie skutkować potwierdzeniem zawarcia umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy z mocą wsteczną (tj. od dnia jej zawarcia).

Dodatkowo należy zwrócić uwagę na fakt, że wdrożenie obowiązkowej dematerializacji przez spółki, które nie podjęły w tym celu żadnych czynności, będzie wymagać starannego i dokładnego przygotowania harmonogramu działań. Wynika to z faktu, że po zawarciu umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy konieczne będzie zwołanie walnego zgromadzenia w trybie formalnym, co oznacza, że uprawnionymi będą ci akcjonariusze, którzy zostaną wpisani do rejestru akcjonariusz na co najmniej tydzień przed odbyciem walnego zgromadzenia. Tutaj należy przypomnieć, że umowę o prowadzenie rejestru można zawrzeć bez uprzedniej zgody walnego zgromadzenia i następnie potwierdzić ją następczo po jego zwołaniu w oparciu o art. 17 par. 2 k.s.h., przy czym zgoda walnego zgromadzenia musi zostać wyrażona nie później niż w terminie dwóch miesięcy od dnia zawarcia umowy z wybranym podmiotem pod rygorem uznania umowy za nieważną. Z naszej praktyki jednak wiemy, że domy maklerskie prowadzących rejestry akcjonariuszy czy też banki coraz częściej zastrzegają warunek podjęcia uchwały zatwierdzającej umowę w terminie 2 miesięcy od jej podpisania już w samej umowie podczas jej zawierania.

Dematerializacja akcji – Słowem podsumowania

Grzegorz Puciato

Uchybienie obowiązkowi dematerializacji akcji – jak można było zaobserwować powyżej – powoduje bardzo wiele trudności zarówno dla akcjonariuszy którzy nie mogą wykonywać swoich praw i otrzymywać dywidendy oraz dla samych spółek, które właściwie tracą możliwość normalnego funkcjonowania a ich zarządom grozi odpowiedzialność karna. W związku z tym, nawet jeśli doszło do zwłoki, a w konsekwencji do uchybienia terminowi, należy jak najszybciej podjąć działania w celu dematerializacji akcji a w konsekwencji do przywrócenia normalnego funkcjonowania spółki.

Jednocześnie nie wolno zapominać o dokładnym zaplanowaniu całej procedury tak, aby tym razem zachować wszystkie wymagane terminy proceduralne.

Grzegorz Puciato

Kancelaria Prawna RPMS