Dematerializacja akcji - co to znaczy i co grozi za jej brak?

O co chodzi z dematerializacją akcji?

Dematerializacja akcji jest powszechną procedurą dla spółek akcyjnych oraz spółek komandytowo-akcyjnych, która została oficjalnie wprowadzona jako nowelizacja Kodeksu spółek handlowych oraz Kodeksu cywilnego z 30 sierpnia 2019 r., i która sprowadza się do tego, że muszą one zastąpić wszystkie dotychczas wydane akcje w formie papierowej odpowiednim zapisem w elektronicznym rejestrze. W tym celu spółki przeprowadzały walne zgromadzenia, na których wybierały odpowiedni dla nich podmiot prowadzącego rejestr akcjonariuszy (czyli na przykład bank czy dom maklerski), zawierały z nim umowy o prowadzenie rejestru, by w końcu kilka razy w określonych odstępach czasu wzywać akcjonariuszy do złożenia akcji w spółce. Gdy to się stało akcje ulegały zamianie na wpisy elektroniczne i procedura ulegała zakończeniu. Ostatecznym terminem na zakończenie całości działań był 1 marca 2021 roku.

Jednakże mimo długiego okresu na przygotowanie, wciąż można spotkać na rynku podmioty, które nie zrobiły nic w kierunku spełnienia obowiązku i to nawet mimo faktu, że termin na dematerializację akcji został de facto przedłużony do 30 września 2021 roku.

Co dzieje się gdy nie dokonamy dematerializacji akcji?

Zgodnie z obecnym stanem prawnym akcjonariusz, który nie przekaże swoich akcji spółce celem ich dematerializacji może właściwie zostać pozbawiony wszelkich praw jakie wiążą się z posiadanymi akcjami. Dzieje się tak dlatego, że oprócz wprowadzenia obowiązku dematerializacji wiele przepisów zostało zmienionych tak by odzwierciedlać sytuację akcjonariusza po jego spełnieniu. W związku z tym akcjonariusz, który uchybił obowiązkowi dematerializacji co do zasady nie będzie mógł uczestniczyć w obradach walnego zgromadzenia i wykonywać podczas niego prawa głosu. Wynika to ze znowelizowanego art. 406 k.s.h. wskazuje, że uprawnionym do udziału jest ten akcjonariusz, który został wpisany do rejestru akcjonariuszy na tydzień przed odbyciem walnego zgromadzenia.

Innym utrudnieniem dla takiego akcjonariusza jest brak możliwości rozporządzania akcjami w formie dokumentu. Wynika to z faktu, że od 1 marca 2021 roku, a więc od dnia, w którym upłynął pierwotny termin na dematerializację akcji za akcjonariusza uważa się wyłącznie osobę wpisaną do rejestru akcjonariuszy (art. 343 § 1 k.s.h.), a prawo własności akcji przechodzi z chwilą dokonania stosownego i konstytutywnego wpisu w rejestrze akcjonariuszy (art. 328⁹ § 1 k.s.h.). W związku z tym sprzedaż czy inne rozporządzanie akcją w formie papierowej jest w takiej sytuacji niemożliwa.

Jednakże chyba najbardziej bolesnym za wszystkich utrudnień jest fakt, że akcjonariusz, który nie dokona dematerializacji swoich akcji, a w konsekwencji nie zostanie wprowadzony do rejestru akcjonariuszy, może przestać otrzymywać dywidendę z tytułu ich posiadania. Od dnia 1 marca 2021 roku spółka bowiem wykonuje swoje zobowiązania pieniężne wobec akcjonariuszy z tytułu dywidendy wyłącznie za pośrednictwem podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy, chyba, że coś innego postanowiono w statucie (art. 32810 k.s.h.). W związku z tym przysługująca takiemu akcjonariuszowi dywidenda najprawdopodobniej wyląduje w depozycie sądowym, skąd będzie mogła zostać zwolniona na wniosek akcjonariusza po dopełnieniu obowiązku dematerializacji. W innym przypadku – o ile nie zmieniony zostanie statut spółki – taki akcjonariusz nie otrzyma swoich pieniędzy.

Jak najbardziej, choć plan działania zależy od tego kto dopuścił się uchybienia, to jest czy w zwłoce pozostaje spółka czy akcjonariusz.

W przypadku akcjonariusza będącego w zwłoce rozwiązanie jest bardzo proste – należy zgłosić się do spółki, której akcji jest się właścicielem i złożyć je celem dematerializacji. Spółka co do zasady powinna sama dopełnić reszty formalności i poinformować akcjonariusza o zakończeniu wykonywania czynności.

Może się jednak zdarzyć tak, że akcjonariusz pozostaje w sporze ze spółką i obawia się o to, że spółka mogłaby specjalnie nie dopełnić obowiązku dematerializacji jego akcji, jednocześnie odbierając mu dokumenty poświadczające jego prawa, a w konsekwencji pozbawić go jego udziałów. W takim przypadku pomocne okażą się przepisy przejściowe, które umożliwiają takim akcjonariuszom do 1 marca 2026 r. samodzielne wpisanie się do rejestru akcjonariuszy w oparciu o dokumenty akcji. W takiej sytuacji najczęstszą praktyką jest zawarcie porozumienia trójstronnego, w ramach którego spółka, dom maklerski (lub inny podmiot prowadzący rejestr) oraz akcjonariusz zgodnie oświadczają, że przyjmują do wiadomości, że akcjonariusz złożył dokumenty akcji w bezpośrednio do podmiotu prowadzącego rejestr celem wpisania do rejestru akcjonariuszy. Pozwala to ominąć w całości konieczność przekazywania dokumentów akcji spółce. Co więcej domy maklerskie nie będą już prowadziły depozytu takich dokumentów. Zostaną one zniszczone a kopie protokołu z ich zniszczenia przekazana zostanie stronom.

W przypadku spółek aby uniknąć opisanych powyżej skutków niewdrożenia obowiązkowej dematerializacji akcji, spółki, które co najmniej podjęły uchwałę o wyborze podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy, powinny niezwłocznie podjąć czynności mające na celu jej pełne wdrożenie lub rozpocząć procedurę jeżeli jeszcze tego nie zrobiono. W zależności od etapu wdrożenia spółki powinny albo niezwłocznie zawrzeć umowę o prowadzenie rejestru akcjonariuszy lub sukcesywnie kontynuować przekazywanie podmiotowi prowadzącemu rejestr stosownych informację na temat ich akcjonariuszy, przy założeniu, że wszyscy akcjonariusze złożyli swoje akcje do spółki celem ich zdematerializowania. Jeśli tak się nie stało, spółka powinna postarać się dotrzeć do tych z akcjonariuszy, którzy mimo wezwań nie złożyli dokumentów. Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że wszystkie czynności muszą być zakończone przed dniem 1 marca 2026 roku, bowiem do tego dnia dokument akcji zachowuje moc dowodową wyłącznie w zakresie wykazywania przez akcjonariusza wobec spółki, że przysługują mu prawa udziałowe (art. 16 ust. 2 nowelizacji).

Innymi słowy, spółki które nie podjęły czynności mający na celu wdrożenie obowiązkowej dematerializacji wciąż mogą tego dokonać, a „niezdematerializowani akcjonariusze” będą mogli wykonywać pełnię praw z akcji. W tym celu spółki prawa handlowego powinny:

(1) zawrzeć umowę o prowadzenie rejestru akcjonariuszy z uprawnionym do tego podmiotem,

(2) odbyć walne zgromadzenie podczas, którego w trybie art. 17 § 2 k.s.h. wybór podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy zostanie konwalidowany – przy czym należy mieć na uwadze, iż takie walne zgromadzenie powinno się odbyć nie później niż w terminie dwóch miesięcy od dnia zawarcia ww. umowy przez spółkę.

Powyższe będzie skutkować potwierdzeniem zawarcia umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy z mocą wsteczną (tj. od dnia jej zawarcia).

Dodatkowo należy zwrócić uwagę na fakt, że wdrożenie obowiązkowej dematerializacji przez spółki, które nie podjęły w tym celu żadnych czynności, będzie wymagać starannego i dokładnego przygotowania harmonogramu działań. Wynika to z faktu, że po zawarciu umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy konieczne będzie zwołanie walnego zgromadzenia w trybie formalnym, co oznacza, że uprawnionymi będą ci akcjonariusze, którzy zostaną wpisani do rejestru akcjonariusz na co najmniej tydzień przed odbyciem walnego zgromadzenia. Tutaj należy przypomnieć, że umowę o prowadzenie rejestru można zawrzeć bez uprzedniej zgody walnego zgromadzenia i następnie potwierdzić ją następczo po jego zwołaniu w oparciu o art. 17 par. 2 k.s.h., przy czym zgoda walnego zgromadzenia musi zostać wyrażona nie później niż w terminie dwóch miesięcy od dnia zawarcia umowy z wybranym podmiotem pod rygorem uznania umowy za nieważną. Z naszej praktyki jednak wiemy, że domy maklerskie prowadzących rejestry akcjonariuszy czy też banki coraz częściej zastrzegają warunek podjęcia uchwały zatwierdzającej umowę w terminie 2 miesięcy od jej podpisania już w samej umowie podczas jej zawierania.