Co czeka biura rachunkowe po nowelizacji ustawy AML Wywiad z Kamilą Wasilewską, specjalistką w zakresie prawa finansowego

Jakie są najważniejsze zmiany wprowadzone w nowelizacji ustawy AML w kontekście biur rachunkowych?

Kamila Wasilewska: Przede wszystkim, nowelizacja poszerza dotychczasowy krąg podmiotów objętych ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Nowe przepisy są szczególnie istotne dla biur rachunkowych, ponieważ od 31 lipca do przestrzegania regulacji będą zobowiązane wszystkie biura zajmujące sie szeroko pojęta rachunkowością czy doradztwem podatkowym. Nie będą już miały znaczenia forma organizacyjno-prawna, wielkość zatrudnienia czy rozmiar prowadzonej działalności.

W wyniku tych zmian wszystkie biura płatnicze będą musiały posiadać procedurę AML. Wśród nowych tzw. instytucji obowiązanych, czyli podmiotów zobowiązanych do wypełniania obowiązków przewidzianych ustawą znajdą się również m.in. galerie sztuki domy aukcyjne oraz firmy z rynku walut wirtualnych. Ponadto, nowelizacja przewiduje nowe obowiązki w zakresie walki z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, a także wprowadza zmiany do tych już istniejących.

Czy nowelizacja AML dotyczy wszystkich biur rachunkowych?

K.W.: Tak, nowelizacja dotyczy wszystkich podmiotów funkcjonujących na rynku jako biura rachunkowe bądź prowadzące zbliżoną działalność. Na rozbudowanej liście podmiotów obowiązanych znalazły się m.in. firmy zajmujące się prowadzeniem ksiąg podatkowych, a więc wszystkie, bez względu na wielkość biura księgowe. Oznacza to, że nawet małe biura rachunkowe zajmujące się prowadzeniem ksiąg dla mikroprzedsiębiorstw będą podlegać identycznym, surowym wymogom tak jak banki krajowe czy fundusze inwestycyjne. Instytucje obowiązane są zobowiązane do spełnienia szeregu wymogów, m.in. stosowania środków bezpieczeństwa finansowego w stosunku do niektórych kontrahentów czy weryfikacji tożsamości klientów.

Co z biurami rachunkowymi, które nie prowadzą pełnej księgowości?

K.W.: Nowy przepis ustawy jako zobowiązanych wskazuje przedsiębiorców, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi. Dotychczas przepisy AML dotyczyły biur, które prowadziły pełną księgowość, po nowelizacji jednak zakres czynności został rozszerzony i fakt nieprowadzenia pełnej księgowości nie zwalnia z obowiązku wprowadzenia procedur.

Jakie wymogi muszą spełnić biura rachunkowe w kontekście AML?

K.W.: W zakresie uwarunkowań organizacyjnych istotne dla biur płatniczych będą artykuły 6 i 7 ustawy. W przypadku gdy biuro posiada zarząd lub inny organ zarządzający, wyznacza się spośród członków tego organu osobę odpowiedzialną za wdrażanie obowiązków.

W biurze płatniczym musi zostać wyznaczony pracownik zajmujący kierownicze stanowisko, który będzie odpowiedzialny za zapewnienie zgodności działalności biura, pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz biura z ustawą. Wyznaczony pracownik będzie odpowiedzialny za przekazywanie zawiadomień m.in. do generalnego Inspektora Informacji Finansowej.

Przede wszystkim – procedura AML. Biuro rachunkowe, jako instytucja zobowiązana jest zobligowane do opracowania, przestrzegania, weryfikowania i aktualizowania procedury AML. Szczegółowe wymogi wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu zostały zawarte w art. 50 ust. 2 Ustawy AML. Wśród dotychczasowych wymogów wymienić możemy m.in. określenie w procedurze zasad rozpoznawania i oceny ryzyka oraz zarządzania i identyfikowania ryzyka, sposobu przechowywania dokumentów i informacji, zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego. Nowe przepisy wprowadzają dodatkowo:

wymóg określenia w procedurze zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy oraz
wymóg określenia w procedurze zasad dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

Kolejnym wymaganym dokumentem jest identyfikacja i ocena ryzyka z art. 27 ustawy.

Obowiązkiem wszystkich instytucji obowiązanych jest formułowanie oceny ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. Taka analiza powinna być sformułowana w formie papierowej lub elektronicznej i co min. 2 lata aktualizowana. W ocenie ryzyka instytucja bada i określa, w jakim stopniu działalność przedsiębiorcy jest podatna na ryzyko prania pieniędzy z udziałem lub pośrednictwem przedsiębiorcy. Takie ryzyko przedsiębiorca może określić wg stopni (np. ryzyko niskie, średnie, wysokie), dostosowując dokument to działalności, jaką wykonuje i jakimi kwotami transakcji operuje.

Kolejną istotną procedurą, która podobnie jak ocena ryzyka, może stanowić załącznik do głównej procedury AML, jest identyfikacja i weryfikacja klienta z art. 36 Ustawy. Wspomniany przepis wymienia konkretne dane, do których zebrania przedsiębiorca jest zobligowany podczas weryfikacji klienta. Dane te to w przypadku osoby fizycznej m.in.: imię i nazwisko, obywatelstwo, adres. W przypadku osoby prawnej: nazwa, siedziba, numer NIP lub właściwego rejestru.

Kolejne obowiązki to identyfikacja beneficjenta rzeczywistego oraz weryfikacja czy klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (PEP), członkiem rodziny takiej osoby lub osobą znaną jako jej bliski współpracownik. Jeżeli jakiś klient zostanie zidentyfikowany jako PEP, biuro rachunkowe musi zastosować w stosunku do niego szczególne środki bezpieczeństwa finansowego.

Jak nowelizacja AML wpływa na pracowników biur rachunkowych?

K.W.: Ustawa AML nakłada na instytucje obowiązane, w tym biura rachunkowe wynikający z art. 52 ustawy obowiązek szkolenia pracowników. Biuro rachunkowe będzie więc musiało zapewnić swoim pracownikom regularne programy szkoleniowe dotyczące wykonywanych przez nich obowiązków, uwzględniające zagadnienia związane z ochroną danych osobowych. Szkolenia muszą odbywać się regularnie tak, by wiedza i świadomość pracowników związana z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy było możliwie jak najbardziej aktualna.

Kolejna, bardzo istotna kwestia to wewnętrzna procedura anonimowego zgłaszania naruszeń. Biura rachunkowe zostały zobowiązane do opracowania i wdrożenia procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz biura rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów ustawy AML. Co ciekawe, nowe przepisy wymagają ustalenia w procedurze sposobu ochrony nie tylko pracownika zgłaszającego naruszenia, ale również innej osoby wykonującej czynności na rzecz instytucji obowiązanej.

Co grozi za nieprzestrzeganie nowych przepisów dot. AML?

K.W.: Za niewykonanie obowiązków wynikających z ustawy AML mogą grozić sankcje administracyjne i karne. Katalog grożących kar administracyjnych znajduje się w art. 150 Ustawy, a wśród nich:

publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przepisów ustawy przez tę instytucję w Biuletynie Informacji Publicznej
nakaz zaprzestania podejmowania przez instytucję obowiązaną określonych czynności
cofnięcie koncesji lub zezwolenia albo wykreślenie z rejestru działalności regulowanej
zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przez instytucję obowiązaną przepisów ustawy, przez okres nie dłuższy niż rok
kara pieniężna

Warto pamiętać, iż kara pieniężna może być nałożona się do wysokości dwukrotności kwoty korzyści osiągniętej lub straty unikniętej przez instytucję obowiązaną w wyniku naruszenia albo – w przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie kwoty tej korzyści lub straty – do wysokości równowartości kwoty 1 000 000 euro.

Sankcje karne określa art. 156 Ustawy, a za wymienione w nim przestępstwa grożą kary pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat lub kara grzywny.

Pytania i odpowiedzi

Czy biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną?

Tak, po ostatnich nowelizacjach ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, obowiązki wynikające z ustawy o AML zostały rozszerzone m.in. na biura rachunkowe, ale także i na pośredników nieruchomości czy podmioty działające na rynku walut wirtualnych. Rodzi to szereg obowiązków, które opisujemy w tekście.

Jak wdrożyć AML w biurze rachunkowym?

Wdrożenie AML w biurze rachunkowym wymaga wdrożenia szeregu dokumentów oraz procedur. Co do zasady sama świadomość o tym, że należy podjąć działania w tym celu już istotnym elementem (wiele podmiotów nawet nie wie, że posiada status instytucji obowiązanej). W praktycznych aspektach wdrażania warto zdać się na wsparcie profesjonalistów.

Ile wynoszą kary za nieprzestrzeganie AML?

Ustawa przewiduje kilka sankcji za niewdrożenie AML, spośród których kara pieniężna jest tylko jedną z nich. Nie ulega jednak wątpliwości, że jeżeli chodzi o aspekt finansowy, kara może wynieść nawet kilka milionów złotych.

Może Ciebie również zainteresować: