Biura wirtualne: zasady i obowiązki formalne związane z założeniem i prowadzeniem

Z pewnością wirtualne biuro będzie doskonałym rozwiązaniem dla:

• 
  

  przedsiębiorców rozpoczynających działalność,

  
  
• 
  

  osób wykonujących pracę zdalną

  
  
• 
  

  freelancerów;

  
  
• 
  

  headhunterów;

  
  
• 
  

  copywriterów;

  
  
• 
  

  start-upów;

  
  
• 
  

  osób pracujących za granicą, a chcących mieć polski adres firmowy.

  
  

Korzyści z prowadzenia wirtualnego biura

E-biuro to mniejsze koszty

Niewątpliwie z prowadzeniem wirtualnego biura wiąże się wiele zalet. Przede wszystkim pozwala na zniwelowanie kosztów prowadzenia biura. Wiadomo, że tradycyjna forma prowadzenia biura jest dosyć kosztowna. Wiąże się niejednokrotnie z wysokimi opłatami czynszowymi za najem powierzchni biurowych oraz z koniecznością zatrudnienia pracowników obsługujących tradycyjne biuro.

Atrakcyjny adres

Inną zaletą wirtualnego biura, którą przedsiębiorcy bardzo cenią, jest lokalizacja adresu. W przypadku korzystania z wirtualnego biura można zyskać atrakcyjny adres, który będzie można umieścić np. na wizytówkach czy podawać do służbowej korespondencji. Wiadomym jest, że w relacjach biznesowych adres firmy ma ogromne znaczenie. Zawsze lepiej gdy siedzibą przedsiębiorcy jest modny biurowiec w centrum wielkiego miasta niż nikomu nie znane podmiejskie osiedle. To także doskonała opcja dla osób wykonujących pracę w domu.

Korespondencja firmowa

Wirtualne biura oferują nie tylko adres, ale również przechowywanie dokumentów firmowych, odbieranie korespondencji, telefonów czy maili, a także pełniejszy zakres usług. Taki zakres usług może okazać się ogromnym wsparciem zwłaszcza dla początkujących przedsiębiorców dopiero rozpoczynających działalność, ponieważ wirtualne biura obsługują wysokiej klasy specjaliści, którzy zapewniają merytoryczne wsparcie obsługiwanej firmie. To bardzo ważne zwłaszcza na początku kariery przedsiębiorcy.

Generalnie założeniem działalności wirtualnych biur jest stworzenie właścicielom firm takich warunków, aby mogli oni skupić się na faktycznym przedmiocie prowadzonej działalności bez konieczności poświęcania czasu na zajmowanie się sprawami administracyjno- biurowymi. Obsługa ta leży bowiem po stronie usługodawcy. Na przykład cała korespondencja przychodząca na adres wirtualnego biura jest przyjmowana przez obsługę sekretarską i po zeskanowaniu odsyłana do przedsiębiorcy elektronicznie.

Księgowość i doradztwo podatkowe

Nieocenioną usługą, którą również często oferują wirtualne biura, jest obsługa księgowa. Dla każdego przedsiębiorcy, a zwłaszcza dla rozpoczynającego działalność, znalezienie osoby do obsługi księgowości czy odpowiedniego biura rachunkowego jest sprawą trudną i stresującą. Połączenie obsługi administracyjno- biurowej i księgowej jest dla przedsiębiorcy ogromnym udogodnieniem, zarówno czasowym jak i finansowym.

Na tym często nie kończy się zakres usług wirtualnego biura. Coraz częściej przedsiębiorca może również skorzystać z doradztwa podatkowo-prawnego. Z uwagi na dynamikę zmian, zarówno w zakresie podatków jak i szeroko pojętych przepisów prawa, takie zabezpieczenie przedsiębiorcy przez obsługę wirtualnego biura jest sprawą najwyższej wagi.

Ile kosztuje utrzymanie wirtualnego biura?

Pozostaje kwestia finansowa. Ile będzie trzeba zapłacić za wirtualne biuro? Miesięczny koszt utrzymania biura wirtualnego waha się pomiędzy kilkadziesiąt a kilkaset złotych. Wszystko zależy od tego jaki pakiet usług wybierzemy dla naszej firmy. Im szerszy wachlarz usług tym wyższa cena. Poza tym warszawski adres biura będzie droższy niż adres w mniejszym mieście. Wirtualne biura udostępniają także sale konferencyjne więc jeśli konieczne jest zorganizowanie spotkania biznesowego, tu również oczekiwania będą spełnione.

Czy prowadzenie e-biura jest legalne?

Często powstaje pytanie, czy to legalna i bezpieczna forma prowadzenia biura? Tak, to w pełni legalna forma prowadzenia biura. Trzeba tylko pamiętać, że w przypadku rejestracji firmy na adres wirtualnego biura urzędem skarbowym właściwym do rozliczania podatku dochodowego i VAT jest urząd skarbowy właściwy miejscu zamieszkania podatnika, nie zaś odpowiadający adresowi wirtualnego biura.

Jest to niejako zabezpieczenie dla urzędu skarbowego, żeby podatnik nie okazał się również wirtualny. Niekiedy dzieje się również, że urzędy skarbowe nie chcą wyrazić zgody na zarejestrowanie nowego podatnika jako płatnika VAT kiedy jego biuro jest wirtualne. Ponadto w przypadku niektórych branż (np. paliwowa) urzędy skarbowe wykazują ograniczone zaufanie jeśli ich adresem jest adres wirtualnego biura i wykazują wzmożone zainteresowanie kontrolne.

Obowiązki formalne świadczenia usług wirtualnych biur

Od 1 listopada 2021 r. weszła w życie nowa regulacja prawna, która nakłada na firmy świadczące usługi na rzecz spółek odpowiednich kwalifikacji rejestrowych. Zmiana ta jest zapisana w ustawie o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w skrócie AML. Dotyczy to również firm świadczących usługi wirtualnych biur.

Jak należy rozumieć działalność na rzecz spółek?

Zgodnie z art. 2 ust 1 pkt 16 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML) działalność na rzecz spółek to profesjonalna aktywność polegająca na:

• 
  

  tworzeniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej (np. zakładanie spółek),

  
  
• 
  

  pełnieniu funkcji członka zarządu lub umożliwianiu innej osobie pełnienia tej funkcji lub podobnej funkcji w osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,

  
  
• 
  

  zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej (usługi wirtualnego biura),

  
  
• 
  

  działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako powiernik trustu, który powstał w drodze czynności prawnej,

  
  
• 
  

  działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako osoba wykonująca prawa z akcji lub udziałów na rzecz podmiotu innego niż spółka notowana na rynku regulowanym podlegającym wymogom dotyczącym ujawniania informacji zgodnie z prawem Unii Europejskiej lub podlegająca równoważnym standardom międzynarodowym.

  
  

Ustawa ta dotyczy działalności profesjonalnej, nie dotyczy natomiast osób fizycznych, które w ramach najmu prywatnego wynajmują spółce lokal lub jako osoby fizyczne pełnią funkcje zarządcze w dowolnej spółce. Będzie jednak dotyczyć przedsiębiorcy, niezależnie od formy, w jakiej prowadzi on działalność gospodarczą, który posiadany przez siebie lokal lub adres wynajmuje spółce.

Zasady prowadzenia działalności wirtualnego biura według ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML)

Podstawowym wymogiem działalności na rzecz spółek jest niekaralność osób zarządzających przedsiębiorstwem działającym na rzecz spółek. Działalność ta może być prowadzona przez osobę prawną, której wspólnicy, którym powierzono prowadzenie spraw spółki lub uprawnieni do jej reprezentowania lub członkowie organów zarządzających nie zostali skazani prawomocnym wyrokiem za przestępstwo, lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Wymóg ten stosuje się również do osób kierujących wykonywaniem czynności związanych z prowadzeniem działalności na rzecz spółek, a także do beneficjenta rzeczywistego podmiotu prowadzącego taką działalność.

Oprócz wymogu niekaralności osoby prowadzące działalność na rzecz spółek muszą posiadać wiedzę i doświadczenie związane z działalnością na rzecz spółek. Spełnienie tego warunku jest możliwe poprzez ukończenie odpowiedniego kursu lub szkolenia, które zakresem merytorycznym obejmuje zagadnienia prawne i praktyczne związane z działalnością na rzecz spółek.

Inną możliwością uzyskania uprawnień jest udokumentowany, co najmniej roczny staż w działalności na rzecz spółek. Przepisy w tym przypadku nie są jednak precyzyjne i nie mówią wprost jaką formę musi przyjąć szkolenie czy kurs oraz jakie dokumenty są odpowiednie do wykazania okresów działalności na rzecz spółek, a także czy działalność musi mieć ciągłość, czy może być sporadyczna.

Po spełnieniu wymienionych powyżej wymagań podmiot wykonujący działalność na rzecz spółek może być wpisany do rejestru prowadzonego przez Ministerstwo Finansów. Z tych regulacji zwolnieni są adwokaci i radcy prawni, ponieważ podlegają oni własnym regulacjom i rejestrom prowadzonym przez samorządy zawodowe. Na podstawie wymienionego wyżej wpisu do rejestru podmiot jest uprawniony do działalności, również w postaci usług wirtualnego biura. Wniosek o wpis do rejestru można składać jedynie w formie elektronicznej, a jego głównym elementem jest wskazanie usług świadczonych na rzecz spółek. Warto też wspomnieć, że za działalność bez wpisu do rejestru działalności na rzecz spółek przewidziano karę 100 tysięcy złotych.