Biura wirtualne - Czym jest i dla kogo?

Czym jest wirtualne biuro?

Pojęcie wirtualnego biura może wydawać się zagadkowe i dziwne, ale coraz więcej firm korzysta z tej formy prowadzenia firmy. Wydawać by się mogło, że wirtualne biuro to coś nienamacalnego. Absolutnie tak nie jest. Wirtualne biura są jak najbardziej realne i działają w tradycyjnym znaczeniu. Tego typu biura, nazywane również e-biurem, są doskonałym rozwiązaniem dla firm, które nie muszą posiadać fizycznej siedziby, lecz mogą powierzyć prowadzenie biura komuś innemu.

Wirtualne biuro jest bowiem niczym innym jak rodzajem usługi outsourcingowej. Usługa taka zapewnia przedsiębiorcy korzystanie z adresu, numeru telefonu, faksu, a także niejednokrotnie obsługę sekretarsko – biurową. Bezsprzeczną zaletą takiej formy prowadzenia biura jest dla przedsiębiorcy brak konieczności obecności w wirtualnym biurze pracowników. Dzieje się tak dlatego, że ideą wirtualnego biura jest profesjonalne wsparcie dla pracy zdalnej. Decyzję o prowadzeniu biura w takiej formie należy jednak podjąć po przeanalizowaniu indywidualnych potrzeb firmy.

Wirtualne biuro – dla kogo?

Z pewnością wirtualne biuro będzie doskonałym rozwiązaniem dla:

przedsiębiorców rozpoczynających działalność,
osób wykonujących pracę zdalną
freelancerów;
headhunterów;
copywriterów;
start-upów;
osób pracujących za granicą, a chcących mieć polski adres firmowy.

Korzyści z prowadzenia wirtualnego biura

E-biuro to mniejsze koszty

Niewątpliwie z prowadzeniem wirtualnego biura wiąże się wiele zalet. Przede wszystkim pozwala na zniwelowanie kosztów prowadzenia biura. Wiadomo, że tradycyjna forma prowadzenia biura jest dosyć kosztowna. Wiąże się niejednokrotnie z wysokimi opłatami czynszowymi za najem powierzchni biurowych oraz z koniecznością zatrudnienia pracowników obsługujących tradycyjne biuro.

Atrakcyjny adres

Inną zaletą wirtualnego biura, którą przedsiębiorcy bardzo cenią, jest lokalizacja adresu. W przypadku korzystania z wirtualnego biura można zyskać atrakcyjny adres, który będzie można umieścić np. na wizytówkach czy podawać do służbowej korespondencji. Wiadomym jest, że w relacjach biznesowych adres firmy ma ogromne znaczenie. Zawsze lepiej gdy siedzibą przedsiębiorcy jest modny biurowiec w centrum wielkiego miasta niż nikomu nie znane podmiejskie osiedle. To także doskonała opcja dla osób wykonujących pracę w domu.

Korespondencja firmowa

Wirtualne biura oferują nie tylko adres, ale również przechowywanie dokumentów firmowych, odbieranie korespondencji, telefonów czy maili, a także pełniejszy zakres usług. Taki zakres usług może okazać się ogromnym wsparciem zwłaszcza dla początkujących przedsiębiorców dopiero rozpoczynających działalność, ponieważ wirtualne biura obsługują wysokiej klasy specjaliści, którzy zapewniają merytoryczne wsparcie obsługiwanej firmie. To bardzo ważne zwłaszcza na początku kariery przedsiębiorcy.

Generalnie założeniem działalności wirtualnych biur jest stworzenie właścicielom firm takich warunków, aby mogli oni skupić się na faktycznym przedmiocie prowadzonej działalności bez konieczności poświęcania czasu na zajmowanie się sprawami administracyjno- biurowymi. Obsługa ta leży bowiem po stronie usługodawcy. Na przykład cała korespondencja przychodząca na adres wirtualnego biura jest przyjmowana przez obsługę sekretarską i po zeskanowaniu odsyłana do przedsiębiorcy elektronicznie.

Księgowość i doradztwo podatkowe

Nieocenioną usługą, którą również często oferują wirtualne biura, jest obsługa księgowa. Dla każdego przedsiębiorcy, a zwłaszcza dla rozpoczynającego działalność, znalezienie osoby do obsługi księgowości czy odpowiedniego biura rachunkowego jest sprawą trudną i stresującą. Połączenie obsługi administracyjno- biurowej i księgowej jest dla przedsiębiorcy ogromnym udogodnieniem, zarówno czasowym jak i finansowym.

Na tym często nie kończy się zakres usług wirtualnego biura. Coraz częściej przedsiębiorca może również skorzystać z doradztwa podatkowo-prawnego. Z uwagi na dynamikę zmian, zarówno w zakresie podatków jak i szeroko pojętych przepisów prawa, takie zabezpieczenie przedsiębiorcy przez obsługę wirtualnego biura jest sprawą najwyższej wagi.

Ile kosztuje utrzymanie wirtualnego biura?

Pozostaje kwestia finansowa. Ile będzie trzeba zapłacić za wirtualne biuro? Miesięczny koszt utrzymania biura wirtualnego waha się pomiędzy kilkadziesiąt a kilkaset złotych. Wszystko zależy od tego jaki pakiet usług wybierzemy dla naszej firmy. Im szerszy wachlarz usług tym wyższa cena. Poza tym warszawski adres biura będzie droższy niż adres w mniejszym mieście. Wirtualne biura udostępniają także sale konferencyjne więc jeśli konieczne jest zorganizowanie spotkania biznesowego, tu również oczekiwania będą spełnione.

Czy prowadzenie e-biura jest legalne?

Często powstaje pytanie, czy to legalna i bezpieczna forma prowadzenia biura? Tak, to w pełni legalna forma prowadzenia biura. Trzeba tylko pamiętać, że w przypadku rejestracji firmy na adres wirtualnego biura urzędem skarbowym właściwym do rozliczania podatku dochodowego i VAT jest urząd skarbowy właściwy miejscu zamieszkania podatnika, nie zaś odpowiadający adresowi wirtualnego biura.

Jest to niejako zabezpieczenie dla urzędu skarbowego, żeby podatnik nie okazał się również wirtualny. Niekiedy dzieje się również, że urzędy skarbowe nie chcą wyrazić zgody na zarejestrowanie nowego podatnika jako płatnika VAT kiedy jego biuro jest wirtualne. Ponadto w przypadku niektórych branż (np. paliwowa) urzędy skarbowe wykazują ograniczone zaufanie jeśli ich adresem jest adres wirtualnego biura i wykazują wzmożone zainteresowanie kontrolne.

Obowiązki formalne świadczenia usług wirtualnych biur

Od 1 listopada 2021 r. weszła w życie nowa regulacja prawna, która nakłada na firmy świadczące usługi na rzecz spółek odpowiednich kwalifikacji rejestrowych. Zmiana ta jest zapisana w ustawie o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w skrócie AML. Dotyczy to również firm świadczących usługi wirtualnych biur.

Jak należy rozumieć działalność na rzecz spółek?

Zgodnie z art. 2 ust 1 pkt 16 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML) działalność na rzecz spółek to profesjonalna aktywność polegająca na:

tworzeniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej (np. zakładanie spółek),
pełnieniu funkcji członka zarządu lub umożliwianiu innej osobie pełnienia tej funkcji lub podobnej funkcji w osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
zapewnianiu siedziby, adresu prowadzenia działalności lub adresu korespondencyjnego oraz innych pokrewnych usług osobie prawnej lub jednostce organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej (usługi wirtualnego biura),
działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako powiernik trustu, który powstał w drodze czynności prawnej,
działaniu lub umożliwieniu innej osobie działania jako osoba wykonująca prawa z akcji lub udziałów na rzecz podmiotu innego niż spółka notowana na rynku regulowanym podlegającym wymogom dotyczącym ujawniania informacji zgodnie z prawem Unii Europejskiej lub podlegająca równoważnym standardom międzynarodowym.

Ustawa ta dotyczy działalności profesjonalnej, nie dotyczy natomiast osób fizycznych, które w ramach najmu prywatnego wynajmują spółce lokal lub jako osoby fizyczne pełnią funkcje zarządcze w dowolnej spółce. Będzie jednak dotyczyć przedsiębiorcy, niezależnie od formy, w jakiej prowadzi on działalność gospodarczą, który posiadany przez siebie lokal lub adres wynajmuje spółce.

Zasady prowadzenia działalności wirtualnego biura według ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML)

Podstawowym wymogiem działalności na rzecz spółek jest niekaralność osób zarządzających przedsiębiorstwem działającym na rzecz spółek. Działalność ta może być prowadzona przez osobę prawną, której wspólnicy, którym powierzono prowadzenie spraw spółki lub uprawnieni do jej reprezentowania lub członkowie organów zarządzających nie zostali skazani prawomocnym wyrokiem za przestępstwo, lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Wymóg ten stosuje się również do osób kierujących wykonywaniem czynności związanych z prowadzeniem działalności na rzecz spółek, a także do beneficjenta rzeczywistego podmiotu prowadzącego taką działalność.

Oprócz wymogu niekaralności osoby prowadzące działalność na rzecz spółek muszą posiadać wiedzę i doświadczenie związane z działalnością na rzecz spółek. Spełnienie tego warunku jest możliwe poprzez ukończenie odpowiedniego kursu lub szkolenia, które zakresem merytorycznym obejmuje zagadnienia prawne i praktyczne związane z działalnością na rzecz spółek.

Inną możliwością uzyskania uprawnień jest udokumentowany, co najmniej roczny staż w działalności na rzecz spółek. Przepisy w tym przypadku nie są jednak precyzyjne i nie mówią wprost jaką formę musi przyjąć szkolenie czy kurs oraz jakie dokumenty są odpowiednie do wykazania okresów działalności na rzecz spółek, a także czy działalność musi mieć ciągłość, czy może być sporadyczna.

Po spełnieniu wymienionych powyżej wymagań podmiot wykonujący działalność na rzecz spółek może być wpisany do rejestru prowadzonego przez Ministerstwo Finansów. Z tych regulacji zwolnieni są adwokaci i radcy prawni, ponieważ podlegają oni własnym regulacjom i rejestrom prowadzonym przez samorządy zawodowe. Na podstawie wymienionego wyżej wpisu do rejestru podmiot jest uprawniony do działalności, również w postaci usług wirtualnego biura. Wniosek o wpis do rejestru można składać jedynie w formie elektronicznej, a jego głównym elementem jest wskazanie usług świadczonych na rzecz spółek. Warto też wspomnieć, że za działalność bez wpisu do rejestru działalności na rzecz spółek przewidziano karę 100 tysięcy złotych.

Od czego zacząć wdrażając procedurę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML) w wirtualnym biurze?

Przede wszystkim, co należy podkreślić, procedura jest po to by ją wdrożyć i bezwzględnie przestrzegać. Do wdrożenia procedury AML należy wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za jej wdrożenie. Za wyznaczenie takiej osoby odpowiedzialny jest zarząd organizacji. Następnie należy przeprowadzić szkolenie wstępne z zasad wdrażania procedury. Jest to element niezbędny i nie należy go pomijać.

Kolejnym elementem procedury AML jest opracowanie indywidualnej oceny ryzyka czyli dokumentu, który identyfikuje obszary ryzyka w działalności organizacji.

Następnym krokiem jest opracowanie wewnętrznej procedury AML. W myśl art. 50 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu na instytucje obowiązane nakłada się powinność wprowadzenia wewnętrznej procedury, która przy uwzględnieniu charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności określa zasady postępowania stosowane w instytucji obowiązanej i obejmuje w szczególności:

zasady szkolenia pracowników,
czynności lub/i działania ograniczające ryzyko wystąpienia zjawisk prania pieniędzy i finansowania terroryzmu,
zarządzanie powyższym ryzykiem,
identyfikację oraz ocenę ryzyka,
rodzaj i zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
zasady bezpieczeństwa informacji (w tym ochrony danych osobowych),
współpracę z GIIF (Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej),
zasady dokumentowania problemów z identyfikowaniem lub/i weryfikacją klientów oraz Beneficjentów Rzeczywistych,
zasady informowania o rozbieżnościach pomiędzy informacjami zawartymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a stanem ustalonym,
zasady zgłaszania naruszeń lub możliwości ich wystąpienia,
kontrolę wewnętrzną.

Procedura ta jest podstawą właściwego wdrażania przepisów AML.

Bardzo ważne jest powołanie sygnalisty, czyli osoby odpowiedzialnej za identyfikowanie i zgłaszanie wszelkich nieprawidłowości. Ważnym elementem jest tu zadbanie o wdrożenie osobnej procedury zapewniającej anonimowość sygnalisty.

Pamiętać należy, że procedura AML powinna mieć charakter zindywidualizowany i dostosowany do konkretnej instytucji dlatego lepiej nie korzystać z gotowych szablonów ponieważ ewentualna kontrola będzie sprawdzać procedurę pod kątem realności i dostosowania do charakteru prowadzenia działalności przedsiębiorstwa.

Ważną zmianą w procedurach AML jest rozszerzenie przepisów względem beneficjentów rzeczywistych. Chodzi tu o Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych. Rejestr ten jest zdefiniowany w art. 2 ustawy AML i dotyczy każdej osoby fizycznej sprawującej bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każdej osoby fizycznej, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna. Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego jest jednym z kluczowych elementów procedury AML.

Nowelizacja AML a inne obowiązki

Wedle art. 34 ustawy AML na instytucje obowiązane nałożono nowe obowiązki, które polegają na:

identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości;
identyfikacji beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowania uzasadnionych czynności
ocenie stosunków gospodarczych i uzyskania informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;
bieżącego monitorowaniu stosunków gospodarczych z klientem.

Te obowiązki są związane z AML i dotyczą ustalenia i weryfikacji stanu faktycznego ze stanem ujawnionym w rejestrze i jest to teraz jednym z najważniejszych obowiązków podmiotu obowiązanego. Chodzi tu między innymi o takie rejestry jak:

Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CBR),
CEIDG,
KRS

Do obowiązków przedsiębiorcy w ramach wdrożenia i przestrzegania procedur AML należy również raportowanie do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). Obowiązek ten odnosi się do transakcji powyżej 15 000 euro w gotówce, oraz obowiązek raportowania na temat wszystkich zdarzeń niepożądanych.

W związku z wdrożeniem procedur AML ustawodawca nałożył szczególne obowiązki także wobec podmiotów świadczących usługi związane z obsługą i transakcjami w stosunku do osób zajmujących predestynowane stanowiska polityczne i w administracji – Politically Exposed Person (PEP). Art. 46 ust. 2 ustawy AML mówi o szczególnej ochronie przed nadużyciami aparatu władzy i osób na najwyższych stanowiskach oraz sprawujących najwyższe funkcje. W tym przypadku obowiązek leżący po stronie podmiotu obowiązanego obliguje go do odebrania oświadczenia o zajmowanym stanowisku lub pełnionej funkcji. Należy zwrócić uwagę, że okres karencji w tym przypadku wynosi 12 miesięcy, co oznacza, że przez ten czas taki klient należy do PEP, pomimo że nie zajmuje eksponowanego stanowiska lub nie pełni już funkcji.

Konsekwencje niewdrożenia procedur AML

Najczęstszym błędem w procesie wdrażania przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu jest to, że podmioty obowiązane przygotowują procedurę, wyznaczają osobę odpowiedzialną za jej wdrożenie, biorą udział w szkoleniu AML, wdrażają procedurę, ale po krótkim czasie przestają jej przestrzegać. A przepisy są po to aby je przestrzegać i za nie zastosowanie ich są przewidziane sankcje, zarówno administracyjne, jak i karne. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML) przewiduje kary finansowo- administracyjne (art. 147 i następne) oraz odpowiedzialność karną (od 3 miesięcy do 5 lat pozbawienia wolności – art. 158 AML) Kontrola procedur AML skupia się zwykle na weryfikacji posiadania procedur AML i ochrony sygnalistów oraz sprawdzeniu ich treści.

Czy Urząd Skarbowy kontroluje wirtualne biura?

Usługi biura wirtualnego są stosunkowo nowe, lecz w pełni legalne gdy zastosuje się wszystkie konieczne rozwiązania i procedury. Jednak z jakiegoś powodu Urzędy Skarbowe darzą mniejszym zaufaniem firmy prowadzone pod adresem wirtualnych biur, co skutkuje częstszymi kontrolami pod wirtualnym adresem, w którym zarejestrowana jest spółka. Dzieje się tak najczęściej w branżach:

·złomowej,

·paliwowej,

·finansowej.

Powodów kontroli może być wiele, jednak gdy urząd skarbowy poinformuje o tym fakcie listem poleconym, należy się na nią umówić. Ważne, aby cała dokumentacja znajdywała się na miejscu, w siedzibie firmy, a więc w biurze wirtualnym, a jeśli przechowywana jest ona w innym miejscu, wówczas należy przed kontrolą poinformować o tym fakcie urząd. Jednak mimo to, nie ma sensu rezygnować z adresu wirtualnego biura, gdyż polskie prawo w żaden sposób nie ogranicza swobody i legalności posiadania takiego adresu.

Podsumowanie

Wirtualne biura cieszą się dużym zainteresowaniem, dlatego powstaje coraz więcej firm świadczących usługi prowadzenia tego rodzaju biur. Prowadzenie działalności za pośrednictwem wirtualnego biura jest niewątpliwie doskonałym pomysłem dla nowych, niedoświadczonych przedsiębiorców, którzy nie potrafią jeszcze poruszać się w gąszczu przepisów i wymagań formalnych stawianych przed przedsiębiorcami, ale także dla tych, którzy pracują w zaciszu własnego mieszkania i nie mają potrzeby prowadzenia biura w tradycyjnym znaczeniu. Wtedy można skorzystać z obsługi administracyjnej, skupiając się tylko na działaniach podstawowych firmy.

Niewątpliwą zaletą wirtualnego biura jest fakt zarejestrowania firmy pod prestiżowym adresem. To bardzo ważne zwłaszcza dla firm, które szczególnie dbają o wizerunek firmy już na samym początku działalności.

Biorąc pod uwagę bardzo wiele usług, jakie mają do zaoferowania wirtualne biura, każdy przedsiębiorca decydujący się na taką formę prowadzenia biura może wybrać dla swojej firmy taki pakiet usług, jaki jest dla niego najlepszy. Należy również zwrócić uwagę, że po stronie świadczącego tego rodzaju usługi istnieją regulacje prawne, które należy bezwzględnie wdrożyć i przestrzegać, ponieważ niewdrożenie grozi zarówno sankcjami administracyjnymi, jak i karnymi.

MAM PYTANIA | JESTEM ZAINTERESOWANY / A OFERTĄ