Bezpieczeństwo w łańcuchu dostaw. Wymogi prawne i formy zabezpieczenia sprzedającego

Umowa pisemna: niezbędna do udanej współpracy

Zdecydowana większość umów cywilnoprawnych – zarówno tych nazwanych, o których traktuje kodeks cywilny, jak i nienazwanych – nie wymaga zachowania formy pisemnej. Nie trzeba więc spisywać postanowień kontraktu, ani tym bardziej zachowywać formy aktu notarialnego. W teorii strony mogą ustalić ustnie m.in. wzajemne prawa i obowiązki, terminy spełnienia świadczeń, kwoty wynagrodzenia, zakres odpowiedzialności, czy miejsce spełnienia owych świadczeń.

Jednak nieco inaczej wygląda to w praktyce. Taki sposób regulacji zobowiązań między stronami sprawdza się wyłącznie do chwili wystąpienia sporu sądowego. Gdy jedna ze stron odmawia zapłaty, zwleka za spełnieniem świadczenia, bądź uchyla się od naprawy wyrządzonej szkody, trzeba udowodnić swoje żądania przez sądem.

W takim przypadku nic nie działa dla interesów przedsiębiorcy tak korzystnie, jak umowa pisemna. Postępowanie sądowe wiąże się z ryzykiem, że strona umowy nie będzie potrafiła wykazać swoich racji bez spisanego wcześniej kontraktu. Dowody w formie zeznań świadków, dokumentacji, nagrań audio, czy wyjaśnień i zeznań stron postępowania, często okazują się niedostateczne. Wówczas pozostaje tylko postępowanie odwoławcze i ewentualna skarga kasacyjna.

Wszystko to generuje wysokie koszty i wymaga poświęcenia dużej ilości czasu na formalne procedury i samo prowadzenie spory (którego można było uniknąć). Dodatkowo dochodzi ryzyko przegranej.

W aktualnej sytuacji geopolitycznej, gdy realizacja współprac jest szczególnie zagrożona, warto każdorazowo stosować dobrze skonstruowane umowy, które uchronią firmę przed poważnymi problemami finansowymi. W celu zadbania o swoje interesy, wskazane będzie skorzystanie z pomocy kancelarii prawnej, która sporządzi bądź zaopiniuje kontrakt.

Zabezpieczenie interesów sprzedawcy – sprawdzone metody

W polskim systemie prawnym znajdziemy wiele różnych metod zabezpieczenia interesów przedsiębiorcy. Niezależnie od tego, czy Twoje świadczenia polegają na sprzedaży usługi IT, audytów SEO/SEM, czy usług budowlanych, zawsze istnieje ryzyko, że kontrahent nie zapłaci na czas lub w ogóle będzie unikać spłaty.

Jakie klauzule warto więc przewidzieć w umowie? Oto kilka sprawdzonych opcji:

Poręczenie

W przypadku instytucji poręczenia, osoba trzecia zobowiązuje się do spłaty względem wierzyciela świadczenia dłużnika w sytuacji, w której on by go nie spełnił. Umowę poręczenia należy zawrzeć na piśmie. Musi znaleźć się w niej informacja o tym, w jakim zakresie za zobowiązanie dłużnika pierwotnego odpowiada dłużnik zapasowy. Trzeba zwrócić uwagę, że poręczyciel:

odpowiada całym swoim majątkiem,
może poręczyć za dług przyszły, ale wyłącznie do kwoty oznaczonej,
odpowiada za dług dłużnika pierwotnego w jego aktualnej wysokości wraz z odsetkami (może odpowiadać w części niższej, ale nigdy w wyższej niż wartość zobowiązania),
odpowiada solidarnie razem z dłużnikiem pierwotnym; czyli wierzyciel może żądać spełnienia całości lub części świadczenia od jednego lub kilku dłużników.

Według przepisów kodeksu cywilnego, jeśli poręczyciel nie poinformuje dłużnika pierwotnego o spłacie zobowiązania, a ten spłaci swój dług, nie ma prawa do domagania się jego zwrotu. Po udzieleniu poręczenia wierzyciel nie może już wpływać na zakres odpowiedzialności poręczyciela.

Jednocześnie wierzyciel musi mieć świadomość, że zawarcie umowy o przejęcie długu powoduje wygaśnięcie poręczenia. Wyjątkiem jest sytuacja, w której dotychczasowy poręczyciel wyrazi zgodę na kontynuację zabezpieczenia.

Jeżeli termin płatności długu nie jest oznaczony, poręczyciel może żądać po upływie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy poręczenia, aby wierzyciel wezwał dłużnika do zapłaty bądź wypowiedział umowę.

Weksel in blanco

Kolejny sposób to podpisanie przez stronę kupującą weksla in blanco, a następnie wręczenie go kupującemu. Jednocześnie strony muszą podpisać tak zwaną deklarację wekslową – porozumienie, którego treść wskazuje:

kiedy sprzedający może wypełnić weksel i wskazać miejsce płatności,
do jakiej kwoty wraz z odsetkami sprzedający może wypełnić weksel.

Choć sama deklaracja nie jest konieczna, to skutecznie zapobiega sporom na drodze sądowej w kwestii wypełnienia papieru wartościowego. Weksel pozwala uprościć dochodzenie roszczeń, gdyż umożliwia wystąpienie o wydanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Oprócz tego może być tytułem zabezpieczenia bez nadawania mu klauzuli wykonalności zgodnie z art. 492 par. 3 k.p.c.

Weksel stanowi więc silne zabezpieczenie osobiste. Powoduje, że dłużnik odpowiada za konkretne zobowiązanie całym swoim majątkiem.

Poddanie się egzekucji przez dłużnika

Jeszcze inną metodą zdyscyplinowania dłużnika jest dobrowolne poddanie się egzekucji zgodnie z art. 777 k.p.c. Takie zabezpieczenie może być stosowane do każdej umowy obligującej dłużnika do spełnienia:

świadczenia pieniężnego (także oznaczonego za pomocą klauzuli waloryzacyjnej),
wydania rzeczy oznaczonych co do gatunku,
wydania rzeczy oznaczonych co do tożsamości.

Uproszczony model egzekucji jest często stosowany w branży TSL, np. przy umowie dostawy. Oświadczenie dłużnika należy w tym przypadku złożyć w formie aktu notarialnego. Ułatwia to dochodzenie roszczeń w taki sposób, iż sąd ogranicza się do zbadania przesłanek związanych z samym oświadczeniem dłużnika, które mogą różnić się w zależności od rodzaju świadczenia. Nie ma jednak potrzeby przeprowadzania postępowania rozpoznawczego oraz sprawdzania w jego toku zasadności samego roszczenia wierzyciela. Z kolei akt notarialny (po nadaniu klauzuli wykonalności) staje się podstawą do egzekucji.

Gwarancja bankowa

W celu zabezpieczenia interesu prawnego sprzedającego, można zastosować też gwarancję bankową udzielaną na podstawie ustawy Prawo bankowe. Jest to jednostronne zobowiązanie banku jako gwaranta, które polega na zobowiązaniu się do spełnienia świadczenia pieniężnego na rzecz beneficjenta gwarancji, a więc wierzyciela dłużnika, który zażąda zapłaty kwoty pieniężnej. W zależności od warunków gwarancji bankowej, wyróżniamy:

zabezpieczenia warunkowe – bank spełnia świadczenie dopiero po wykazaniu przez wierzyciela spełnienia określonych warunków lub okazaniu dokumentów, np. wezwania dłużnika do zapłaty,
zabezpieczenie bezwarunkowe (tzw. gwarancja na pierwsze żądanie) – bank spełnia świadczenie bez konieczności wcześniejszego wykazania przesłanek do wypłaty pieniędzy przez wierzyciela.

Gwarancja bankowa polega więc na spełnieniu przez bank świadczenia (bezpośrednio lub za pośrednictwem innego banku), które pierwotnie obciąża dłużnika. Według artykułu 81 ust. 2 ustawy prawo bankowe, udzielenie i potwierdzenie gwarancji bankowej musi nastąpić na piśmie pod rygorem nieważności.

Trzeba jednak pamiętać, że gwarancji bankowej nie da się stosować w przypadku każdej umowy. Jeżeli chcemy z niej skorzystać, dłużnik musi podpisać z bankiem odrębną umowę i wykazać swoją zdolność kredytową bądź przedstawić stosowne zabezpieczenie, np. nieruchomość.

Przewłaszczenie na zabezpieczenie

W niektórych sytuacjach strony umowy mogą zdecydować się na przewłaszczenie na zabezpieczenie. Taka konstrukcja prawna może być stosowana zwłaszcza w tych relacjach gospodarczych, w których kupujący dysponuje majątkiem trwałym, którego własność może zostać przeniesiona na kupującego i stosowana – przykładowo – w branży budowlanej. Będą to przede wszystkim maszyny, surowce, urządzenia, półfabrykaty, czy środki transportu.

Klauzula przewłaszczenia na zabezpieczenie powinna zostać uzupełniona o obowiązek zlecenia wyceny określonych składników majątku. W interesie strony sprzedającej leży również sprawdzenie, czy nie są one obciążone prawami osób trzecich, które mogłyby ograniczyć możliwość egzekwowania opcjonalnych roszczeń.

Przewłaszczenie polega więc na tym, że dłużnik przenosi na wierzyciela prawo własności składników swojego majątku. Prawo powraca do niego po zaspokojeniu wierzytelności. Może nastąpić to automatycznie lub w efekcie wykonania drugiej umowy.

Często jest to rozwiązanie tańsze i wygodniejsze niż zastaw. Rzeczy ruchome pozostają u dłużnika i jest on jest zobligowany do ich utrzymywania, przy czym stanowią one własność wierzyciela, który może je w łatwy sposób wyegzekwować.

Hipoteka

Jedną z metod jest zabezpieczenie wierzytelności w wyniku ustanowienia hipoteki na nieruchomości. Często stosuje się to przy umowach ramowych, w których świadczenia obu stron są wysokie i rozciągnięte w czasie. Po wpisaniu hipoteki do księgi wieczystej, wierzyciel ma prawo zaspokojenia się ze sprzedaży nieruchomości na wypadek, gdyby nie doszło do spełnienia świadczenia przez dłużnika.

Jednocześnie bez znaczenia jest fakt zbycia majątku, gdyż hipoteka podąża za nieruchomością, a za dług odpowiada jej obecny właściciel. Jest to opcja uniwersalna, ponieważ jej przedmiotem mogą być wierzytelności wynikłe z różnych stosunków prawnych, jeśli przysługują one temu samemu właścicielowi.

Gdy strony zawierają między sobą wiele umów, mogą je wszystkie zabezpieczyć jedną hipoteką. Jednocześnie hipoteka zabezpiecza wierzytelność do wskazanej wysokości, w związku z czym strony przy jej ustanawianiu muszą podać:

sumę hipoteki (kwotę kapitału z odsetkami),
walutę zabezpieczenia.

Zabezpieczenie na nieruchomości jest wpisywane przez sąd wieczystoksięgowy po złożeniu wniosku.

Kara umowna

Dodatkowym, zalecanym zabezpieczeniem umownym jest kara umowna. W jej ramach dłużnik zobowiązuje się do zapłaty oznaczonej sumy pieniężnej w razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania o charakterze niepieniężnym. Zgodnie z orzecznictwem, pojęcie zobowiązania pieniężnego należy tutaj rozumieć bardzo szeroko. Kara umowna nie będzie więc korzystną opcją np. w celu zabezpieczenia opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia z tytułu umowy.

Może jednak zostać wykorzystana w celu zabezpieczenia:

terminu spełnienia świadczenia niepieniężnego (np. dostawy, instalacji lub uruchomienia software’u),
umowy NDA,
umowy o zakazie konkurencji.

Powszechnie stosowaną praktyką jest zastrzeżenie możliwości dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej. Dzięki temu strony unikają zrównania jej charakteru ze zryczałtowanym odszkodowaniem. Oprócz tego mają prawo do ograniczenia wysokości kary do wskazanej wartości – wówczas rośnie ona do określonego pułapu, a później ulega zablokowaniu.

Uwaga: karę umowną można naliczać osobno dla każdego przypadku naruszenia.

Jak wybrać właściwy model ochrony interesów?

Właściwe zabezpieczenie umowy i interesów wierzyciela wymaga wpisania do kontraktu jednej lub kilku form zabezpieczenia. Wskazane wyżej mechanizmy mogą działać na dłużnika dyscyplinująco. Będą stanowić motywację do terminowej regulacji należności, a także pozwolą uniknąć czasochłonnego i kosztownego postępowania sądowego.

Trzeba przy tym pamiętać, że nie są to wszystkie instytucje zabezpieczenia, jakie przewiduje polskie prawo. Do tej grupy zaliczają się również kaucje, akredytywy, zastawy zwykłe i rejestrowe, zastrzeżenia własności rzeczy sprzedanej, czy gwarancje ubezpieczeniowe.

Ponadto strona, która chce zadbać o swoje interesy, powinna wprowadzić do umowy tzw. klauzulę prorogacyjną. Jest to zapis determinujący sąd miejscowo właściwy w razie wystąpienia sporu. Będzie ogromnym ułatwieniem logistycznym w razie obowiązku stawienia się przed sądem.

Oczywiście sam model ochrony należy dopasować do przedmiotu kontraktu, warunków jego realizacji, oraz branży, w jakiej działają kontrahenci. W celu doboru właściwych środków zaradczych warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia wyspecjalizowanej kancelarii prawnej.

Pytania i odpowiedzi

Czy kara umowna musi być zawsze jak najwyższa?

Wręcz przeciwnie. Kara umowna powinna stanowić odczuwalną sankcję dla dłużnika, ale jej rażąco wygórowana wysokość może rodzić ryzyko, że druga strona umowa będzie domagała się jej miarkowania przed sądem. W takiej sytuacji zapis będzie przynajmniej częściowo nieskuteczny. Określając wysokość kary umownej, warto kierować się całościową wartością umowy, ale także zwykłą uczciwością kupiecką.

Jakie są granice umowy o właściwość sądu?

Umowa prorogacyjna pozwala na zmianę właściwości miejscowej sądu (zgodnie z orzecznictwem również ogólnej i przemiennej). Nie można za jej pomocą dostosować właściwości wyłącznej. Zapis nie obowiązuje także w sytuacji, kiedy powód zdecydował się na korzystanie z Elektronicznego Postępowania Upominawczego.

Strony zdecydowały się zastosować przewłaszczenie na zabezpieczenie. Czy ta konstrukcja podlega opodatkowaniu VAT?

Interpretacje organów skarbowych wskazują jednolicie, że obowiązek podatkowy powstaje w sytuacji, kiedy podatnik zyskuje faktyczną możliwość władania danym dobrem. Z punktu widzenia ustaw podatkowych konstrukcje cywilistyczne, jak np. przeniesienie własności są obojętne. W rezultacie dla przewłaszczenia na zabezpieczenie obowiązek podatkowy VAT nie powstaje.

MAM PYTANIA | JESTEM ZAINTERESOWANY / A OFERTĄ

Zaufali nam: